Özel Yükseköğretim Kurumları için Ders Saati Takibi ve Ders Programı Yazılımı

Gelecek dönemin sorunsuz geçip geçmeyeceğini üç sayı belirler: her öğretim elemanının sözleşmesinde kaç saat yazdığı, gerçekte kaç saat ders verdiği ve ay sonunda ona ne kadar borçlu olduğunuz. Çoğu kurum bu üçünü haftalık değişen bir programda, kimsenin güvenmediği bir tabloda ve birinin her ay elle yeniden kurduğu bir bordro çıktısında takip eder. Bu sayfa, üçünü de bağdaştıran ve artık bunu elle yapmayı bırakmak için yazılım arayan öğrenci işleri sorumlusu içindir.

Ders saati takip yazılımı nedir?

Ders saati takip yazılımı, haftalık ders programınızı her öğretim elemanının sözleşmeli ve gerçekleşen saatlerine bağlar; böylece yayınladığınız program, ödeme yaptığınız verinin ta kendisi olur. Dersler işlendikçe saatleri sayar, bordro öncesinde aşımları işaretler ve öğretim elemanı başına toplamları çıkarır. Popinz bunu, özel yükseköğretim kurumlarındaki saat ücretli öğretim kadrosu için yapar.

Sorun: saat ücretli kadro, sürekli değişen program ve gerçek okul hayatı

Özel yükseköğretim kurumları öğretim kadrosunu, genel amaçlı planlama araçlarının hiç öngörmediği biçimde kurar. Kadronuzun büyük bölümü saat ücretlidir. Bir konuk öğretim üyesi altı haftalık bir modül verir. Serbest çalışan bir mimar salı akşamlarını üstlenir. Bir atölye eleştirmeni dönemde dört kez gelir. Hiçbiri maaşlı kadroda değildir ve hiçbiri ilk ve orta öğretim ürünlerine gömülü olan bir öğretmen, bir derslik, bir zil varsayımına uymaz.

Üç kuvvet çarpışır.

Saat ücreti, programı mali bir belgeye dönüştürür. Takvimdeki her yuva bir maliyet taşır. Bir dersi kaydırın, öğretim elemanı hastalandığı için bir oturumu iptal edin ya da bir telafi dersi ekleyin; birinin ne alacağını değiştirmiş olursunuz. Programınız ve bordronuz ayrı sistemlerde yaşadığında bu değişiklik elle yeniden girilir ve her yeniden giriş, fazla ödeme, eksik ödeme ya da saati büsbütün kaybetme fırsatıdır. Excel’de bağdaştırma yapan kurumlar, planlanan ve ödenen saatler arasında düzenli olarak yüzde 5 ila 15 sapma bulur ve aylık bağdaştırma bütün bir idari iş gününü yutar.

Haftalık program gerçekten oynar. Bir işletme okulunda ya da bir tasarım programında ders programı eylülde kilitlenmez. Modüller 3. haftada başlar, 9. haftada biter. Atölyeler gruplara bölünür. Konuk bir eleştirmen randevusunu değiştirir. Bir proje haftası normal dersleri siler. Derslik kapasitesi bölünmeyi dayatır. Program aracınız değişimi istisna değil, varsayılan olarak ele almalıdır; yeni bir PDF gönderip geçiştirilecek bir istisna değil.

Okul hayatı takvimde bitmez. Bir okul, dersliklerden ve yuvalardan ibaret değildir. Öğrenciler not alır. Öğretim elemanları değerlendirme yazar. Sınav jürileri toplarsınız, transkript verirsiniz, yoklama tutarsınız ve bir öğrencinin sizde okuduğunu kanıtlaması için gereken belgeleri üretirsiniz. Bir takvim uygulaması salı saat 14:00’ü gösterir. Size Mehmet’in ikinci değerlendirmesinden kaldığını, sınav jürisinin perşembe toplandığını ya da transkriptinde bir notun eksik olduğunu söyleyemez. Planlama aracınız akademik kayıt hakkında hiçbir şey bilmediğinde, gerçek okulu ikinci bir araç yığınında yürütür ve verileri ikisi arasında kopyalarsınız.

Bu üç kuvveti üst üste koyun, öğrenci işleri sorumlusunun günlük gerçeğini elde edersiniz: program bir yerde, saatler bir tabloda, notlar başka bir tabloda, transkriptler Word’de, bordro dördüncü bir sistemde. İş, öğretmek değildir. İş, gerçeğin dört kopyasını eşzamanlı tutmaktır.

Büyük ERP’ler neden yanlış araçtır

İlk refleks, eksiksiz bir öğrenci bilgi sistemi satın almaktır. Ellucian, Aurion ve Populi’nin hepsi bunu satar. 20.000 öğrencili, 10.000 dersli, burs paketlemesi, kayıt CRM’i ve kırk kişilik bir kayıt bürosu olan bir araştırma üniversitesi için bu sistemler fiyatını hak eder. 200 ila 2.000 öğrencili özel bir okul için yanlış biçim ve yanlış maliyettir.

Sizin olmadığınız bir kurum için fiyatlanırlar. Kurumsal ÖBS anlaşmaları, tam zamanlı eşdeğer öğrenci başına fiyat verir; tek bir ders programlanmadan önce beş ve altı haneli uygulama ücretleriyle. Kayıt pazarlama otomasyonu, mezun bağışı modülleri, hibe yönetimi ve asla açmayacağınız bir veri ambarı için ödersiniz. 400 öğrencili bir tasarım okulunun burs ödeme motoruna ihtiyacı yoktur. 60 saat ücretli öğretim elemanına bu ay ne borçlu olduğunu bilmeye ihtiyacı vardır.

Sizde olmayan bir uygulama ekibi için fiyatlanırlar. Ellucian ve Aurion kurulumları bir proje ofisi, ayrılmış bir sistem yöneticisi ve altı ila on sekiz aylık yapılandırma varsayar. Yeteneğin kendisi tuzaktır: her yetenek, birinin ayarlaması gereken bir anahtardır. İki kişilik bir idare, on sekiz aylık bir kurulumu kaldıramaz ya da bakım için sertifikalı bir yöneticiyi kadroda tutamaz.

Saat ücretini hâlâ sonradan akla gelmiş gibi ele alırlar. Kurumsal sistemler, kadrolu ve maaşlı yükü güzelce modeller. Gerçekten yapılan oturumlara bağlı saat ücreti, birinin bir kez kurduğu ve kimsenin dokunmaya cesaret edemediği özel bir raporda son bulur. Bütün kurum için bir sistem aldınız ve saat ücretlilerinizi ödemek için hâlâ tabloya aktarıyorsunuz.

500 öğrencili bir okul için altı haneli bir teklif ve bir yıllık zaman çizelgesi gördüyseniz, bu araçların fazla büyük olduğunu zaten biliyorsunuz. Ayartıcı olan, sertçe ters yöne savrulmaktır.

Genel amaçlı araçlar neden yanlış araçtır

Öteki yön: okulu genel amaçlı yazılımdan derleyin. Program için paylaşımlı bir Google Takvim. Saatler için bir tablo. Notlar için başka bir tablo. Yoklama için Google Formlar. Ucuz, tanıdık ve okulun tam da tutmasına ihtiyaç duyduğu anda kopar.

Akademik kayıt yok. Bir takvimin not, transkript, değerlendirme ya da sınav jürisi kavramı yoktur. “Bu öğrenci bu modülü bu sonuçla tamamladı” diyen bir belge üretmeniz gerektiği an, genel bir yığının size verecek hiçbir şeyi yoktur. Onu elle, öğrenci başına, her dönem yeniden kurarsınız.

Program ile ödeme arasında bağ yok. Bir takvim etkinliği maliyet taşımaz. Bir saat tablosunun takvimde ne olduğundan haberi yoktur. Onları hizalamak elle yapılır ve o elle iş, aramaya başlamanızın bütün sebebidir.

Okula özgü model yok. Genel araçlar bir kohortun, bir modülün, bir dönemin ne olduğunu ya da bir öğretim elemanının sözleşmeli yıllık saat üst sınırı taşıdığını bilmez. Kurulumu, genel bir aracı okul yapısını taklit etmeye zorlayarak harcarsınız ve o her dönem unutur.

Ortak gerçek kaynağı yok. Program, saatler, notlar ve yoklama dört kişinin sahip olduğu dört belgede durduğunda, “bu öğrencinin durumu şu an nedir” sorusuna tek bir cevap yoktur. Her soru bir bağdaştırmaya dönüşür.

Genel araçlar, büyük ERP’lerin fazla büyük olmasıyla aynı sebepten fazla küçüktür: farklı bir alıcı için kuruldular. Biri araştırma üniversitesine, öteki genel bir ekibe hizmet eder. Hiçbiri, öğretim elemanlarını saat başına ödeyen ve yine de sınav jürileri toplayan özel bir okula hizmet etmez.

Kararı gerçekten veren beş ölçüt

Özel bir yükseköğretim kurumu için ders saati ve program yazılımını karşılaştırırken, tutan bir aracı başka bir tabloya dönüşen araçtan beş şey ayırır.

1. Saatler ve program iki sistem değil, tek bir veri modelidir. Önemli olan tek test: bir dersi kaydırın, iptal edin ya da ekleyin; öğretim elemanının ödenen toplamı kendiliğinden güncellenir mi? Cevap “saat tablosuna yeniden gir” ise, bir takvim satın aldınız. Popinz her programlanan oturumu maliyetli bir saat olarak ele alır; böylece yayınladığınız program, ödeme yaptığınız defterdir.

2. Program değişim için kurulmuştur. Aracın; dönem ortasında başlayan modülleri, bölünen grupları, tek seferlik telafi oturumlarını, kapasite bölünmelerini ve iptalleri yeni bir PDF olmadan soğurup soğurmadığını sorun. Sabit haftalık ızgara varsayan bir araç her hafta size direnir. Özel okul için kurulmuş bir araç, oynayan haftayı varsayılan sayar.

3. Akademik hayat aracın içindedir. Notlar, değerlendirmeler, transkriptler, sınav jürileri, yoklama. Bunlar dışarıda yaşarsa, okulu iki yerde yürütürsünüz. Bu çizgi bir okul sistemini bir planlama uygulamasından ayırır ve genel araçlar onu geçemez.

4. İki kişilik bir idareye uyar. Kurulum on sekiz aylık bir proje değil, günlerle ölçülür. Onu ayakta tutacak sertifikalı bir yönetici gerekmez. Ürünü görmeden önce bir satış eleme kapısı değil, bugün giriş yaptığınız ücretsiz deneme ve demo. Birkaç bin öğrencinin altındaki okullar için kurumsal ERP’lerin kendini elediği yer burasıdır.

5. Okulunuzun boyutuna göre fiyatlama. Beş haneli uygulama ücretli, öğrenci başına bir teklif değil, okul başına öngörülebilir maliyet. Fiyatı bir satış görüşmesinden önce okuyabilmeli ve 400 öğrenci için mantıklı olmalıdır.

Dürüst karşılaştırma

Hiçbir araç her satırı kazanmaz. Saat ücretli kadrosu olan özel bir yükseköğretim kurumu için her kategorinin nereye düştüğü.

Tabloyu dosdoğru okuyun. 20.000 öğrencili bir araştırma üniversitesi işletiyorsanız doğru seçim kurumsal ÖBS’dir, Popinz değil. İki kişilik ekiple 150 öğrenciye ders veriyor ve asla saat başına ödemiyorsanız, paylaşımlı bir takvim yeterli olabilir. Popinz ortadaki okul için kurulmuştur: özel, yükseköğretim, saat ücretli kadro, oynayan haftalık program, tutulacak gerçek bir akademik kayıt; kurumsal bir kurulumu kaldıramayan küçük bir idare tarafından işletilir.

Yaratıcı okulların ötesinde

Popinz yaratıcı ve tasarım okullarıyla başladı; çünkü bunlar saat ücretli kadro ve oynayan program sorununu sınırına kadar zorlar: atölyeler, konuk eleştirmenler, proje haftaları, aktif profesyonel olan öğretim elemanları. Bu bir başlangıç noktasıdır, sınır değil. Aynı model, saat başına ödeyen ve gerçek bir akademik takvim yürüten her özel yükseköğretim kurumuna uyar: işletme okulları, dil okulları, çıraklık ve mesleki eğitim merkezleri, sürekli eğitim sağlayıcıları. Kadronuz “bir çekirdek kadrolu öğretim kadrosu artı dönüşümlü bir saat ücretli grubu” olarak okunuyorsa, uyum tutar.

Kanıt: Lanimea Popinz üzerinde çalışıyor

Lanimea bugün Popinz üzerinde çalışan canlı bir özel okuldur; pilot değil, bir slayt için yazılmış vaka çalışması değil. Kadroları haftalık programı planlıyor, dersler işlendikçe öğretim elemanı saatlerini takip ediyor, notları ve değerlendirmeleri yönetiyor ve öğrencilerinin ihtiyaç duyduğu belgeleri tek bir sistemde üretiyor. Yayınladıkları program, ödeme yaptıkları veridir; bütün mesele de budur. Bir aracı, gerçek saat ücretli kadrosu olan gerçek bir okulun onun üzerinde her gün çalışıp çalışmadığıyla yargılayın; Popinz çıtayı geçer.

Slaytta değil, çalışırken görün

Bunu inanç meselesi yapmanız ya da bir eleme görüşmesine katlanmanız gerekmez. Popinz, gerçek bir haftalık program ve gerçek öğretim elemanı saat hesaplamaları önceden yüklenmiş, herkese açık, otomatik girişli bir demo çalıştırır.

Canlı demoyu açın: www.popi.nz/demo

Giriş yapın, bir dersi kaydırın, öğretim elemanının saatlerinin değiştiğini izleyin. O tek eylem, bu sayfanın bütün tezidir. Sizi ikna ederse, ücretsiz denemeye başlayın ve kendi okulunuzu yükleyin. Uygulama projesi yok, öğrenci başına teklif yok, on sekiz aylık zaman çizelgesi yok.

Sık sorulan sorular

Popinz saat ücretli öğretim elemanları için ders saatlerini nasıl hesaplar? Popinz her programlanan oturumu, belirli bir öğretim elemanına bağlı maliyetli bir saat olarak ele alır. Bir ders işlendiğinde saatleri o öğretim elemanının toplamına otomatik sayılır. Bir oturumu kaydırın, iptal edin ya da ekleyin; toplamlar onunla birlikte oynar. Ay sonunda bordroya hazır, öğretim elemanı başına toplamları alırsınız; takvimle bağdaştırılacak ayrı bir tablo olmadan.

Popinz eksiksiz bir öğrenci bilgi sistemi mi yoksa yalnızca bir program aracı mı? İkisi de. Program ve saat takibi girizgâhtır ve okulların geçiş sebebidir, ama Popinz notları, değerlendirmeleri, transkriptleri, sınav jürilerini ve yoklamayı da yürütür. Bu akademik kayıt, not ya da transkript kavramı olmayan genel takvim-ve-tablo kurgularından onu ayırır.

Popinz’in Ellucian, Aurion ya da Populi’den farkı nedir? Bu kurumsal sistemler büyük kurumlar için kurulmuş ve fiyatlanmıştır: öğrenci başına fiyat, beş ve altı haneli uygulama ücretleri, aylarla ya da yıllarla ölçülen kurulumlar. Popinz 200 ila 2.000 öğrencili özel okulların boyutundadır; günlerle ölçülen kurulum, okul başına öngörülebilir fiyat ve ayrılmış yönetici gerektirmez. Büyük bir araştırma üniversitesi işletiyorsanız doğru seçim kurumsal ÖBS’dir. Küçük bir özel okul işletiyorsanız fazla büyüktür.

Karar vermeden önce Popinz’i deneyebilir miyim? Evet. www.popi.nz/demo adresindeki herkese açık, otomatik girişli demo, satış görüşmesi olmadan gerçek bir program ve canlı öğretim elemanı saat hesaplamaları gösterir. Demodan sonra ücretsiz deneme, ödemeden önce kendi okulunuzu yüklemenize ve kendi öğretim elemanlarınız ile programınızla test etmenize izin verir.

Popinz ne tür okullara uyar? Saat başına ödeyen ve gerçek bir akademik takvim yürüten özel yükseköğretim kurumlarına. Yaratıcı ve tasarım okulları başlangıç noktasıdır ve model işletme okullarına, dil okullarına, çıraklık ve mesleki eğitim merkezlerine ve sürekli eğitim sağlayıcılarına uzanır. Kadronuz kadrolu öğretim elemanlarını dönüşümlü saat ücretlilerle harmanlıyorsa, Popinz uyar.

Kendi programınızın otomatik olarak ödenmiş saatlere dönüştüğünü görmeye hazır mısınız? www.popi.nz/demo adresinde canlı demoyu açın, bir dersi kaydırın ve sayıların takip ettiğini izleyin. Sonra ücretsiz denemeye başlayın ve okulunuzu yükleyin.