Софтвер за праћење наставних часова и планирање распореда за приватне високошколске установе

Три броја одлучују да ли ће наредни семестар проћи глатко: за колико часова је сваки предавач под уговором, колико их је стварно одржао, и колико му дугујете на крају месеца. Већина школа прати ова три броја кроз распоред који се мења сваке недеље, табелу којој нико не верује, и извоз за обрачун зарада који неко ручно преправља. Ова страница је за референта за студентска питања који усклађује сва три и сада тражи софтвер да престане да то ради ручно.

Шта је софтвер за праћење наставних часова?

Софтвер за праћење наставних часова повезује ваш недељни распоред са уговореним и одржаним часовима сваког предавача, тако да је распоред који објавите заправо податак на основу ког плаћате. Броји часове док се настава одвија, означава прекорачења пре обрачуна зарада, и даје збир по предавачу. Popinz ово ради за предаваче који се плаћају по часу у приватним високошколским установама.

Проблем: предавачи по часу, распоред који се помера, и стварни живот школе

Приватне високошколске установе организују наставу на начин који уобичајени алати за планирање никада нису предвидели. Велики део вашег наставног кадра плаћа се по часу. Гостујући предавач држи модул од шест недеља. Архитекта који ради покрива уторак увече. Критичар из атељеа долази четири пута у семестру. Нико није на фиксној плати, и нико се не уклапа у претпоставку један-наставник, једна-учионица, једно-звоно уграђену у производе за основне школе попут Edval или Untis.

Три силе се сударају.

Плаћање по часу претвара распоред у финансијски документ. Сваки термин у календару носи трошак. Померите час, откажите термин јер је предавач болестан, или додајте надокнадни час, и променили сте колико неко добија. Када вам распоред и обрачун зарада живе у одвојеним системима, та промена се ручно поново уноси, а сваки поновни унос је прилика да преплатите, потплатите, или потпуно изгубите час. Школе које усклађују у Excel-у редовно налазе разлику од 5 до 15 одсто између заказаних и плаћених часова, а месечно усклађивање поједе цео радни дан администрације.

Недељни распоред се стварно помера. У пословној школи или на дизајнерском смеру, распоред није закључан у септембру. Модули почињу у 3. недељи и завршавају се у 9. Атељеи се деле на групе. Гостујући критичар помера термин. Пројектна недеља брише редовну наставу. Капацитет учионице приморава поделу. Ваш алат за распоред мора да третира промену као подразумевано стање, а не као изузетак који решавате слањем свежег PDF-а мејлом.

Живот школе не престаје код календара. Школа је више од учионица и термина. Студенти добијају оцене. Предавачи пишу процене. Ви сазивате испитне комисије, издајете уверења о положеним испитима, водите евиденцију присуства, и производите документе који су студенту потребни да докаже да је студирао код вас. Апликација календара показује уторак у 14 часова. Не може вам рећи да је Матис пао другу процену, да испитна комисија заседа у четвртак, или да његовом уверењу недостаје једна оцена. Када ваш алат за распоред не зна ништа о академском досијеу, ви водите стварну школу у другом систему и копирате податке између њих.

Сложите ова три и добијате свакодневну стварност референта: распоред на једном месту, часови у табели, оцене у другој табели, уверења у Word-у, обрачун зарада у четвртом систему. Посао није настава. Посао је држати четири копије истине усклађене.

Зашто су велики ERP системи погрешан алат

Рефлекс је купити пун информациони систем за студенте. Ellucian, Aurion и Populi продају по један. За истраживачки универзитет са 20.000 студената, 10.000 предмета, обрадом финансијске помоћи, CRM-ом за упис, и канцеларијом за евиденцију од четрдесет људи, ти системи оправдавају своју цену. За приватну школу од 200 до 2.000 студената, погрешног су облика и погрешне цене.

Цене за установу која нисте. Уговори за корпоративне SIS системе котирају се по студенту еквивалентном пуном радном времену, са накнадама за имплементацију од пет и шест цифара пре него што се закаже иједан час. Плаћате за аутоматизацију маркетинга уписа, модуле за донације алумнија, управљање грантовима, и складиште података које никада нећете отворити. Дизајнерска школа од 400 студената не треба мотор за исплату финансијске помоћи. Треба да зна колико дугује својих 60 предавача по часу овог месеца.

Цене за имплементациони тим који немате. Увођење Ellucian и Aurion претпоставља пројектну канцеларију, посвећеног системског администратора, и шест до осамнаест месеци подешавања. Могућности су замка: свака могућност је прекидач који неко мора да подеси. Управа од двоје људи не може да апсорбује осамнаестомесечно увођење нити да држи сертификованог администратора у сталном радном односу да га одржава.

И даље третирају плаћање по часу као накнадну мисао. Корпоративни системи прелепо моделују фиксно и уговорено оптерећење. Плаћање по часу, везано за термине који су се стварно десили, завршава у прилагођеном извештају који је неко направио једном и нико не сме да га дира. Купили сте систем за целу установу и и даље извозите у табелу да платите хонорарне предаваче.

Ако сте видели понуду од шест цифара и рок од годину дана за школу од 500 студената, већ знате да су ови алати превелики. Искушење је да снажно замахнете на другу страну.

Зашто су генерички алати погрешан алат

Други смер: саставите школу од софтвера опште намене. Дељени Google календар за распоред. Табела за часове. Још једна табела за оцене. Google Forms за присуство. Јефтино, познато, и пуца тачно у тренутку када школи треба да издржи.

Нема академског досијеа. Календар нема појам оцене, уверења, процене, ни испитне комисије. У тренутку када морате да произведете документ који каже „овај студент је завршио овај модул са овим резултатом“, генерички систем нема ништа да вам пружи. Правите то ручно, за сваког студента, сваког семестра.

Нема везе између распореда и плаћања. Догађај у календару не носи трошак. Табела часова нема појма шта стоји у календару. Њихово усклађивање је ручно, а тај ручни рад је цео разлог зашто сте почели да тражите.

Нема модела специфичног за школу. Генерички алати за распоред не знају шта је генерација студената, шта је модул, шта је семестар, ни да предавач носи уговорену годишњу горњу границу часова. Трошите подешавање приморавајући општи алат да глуми школску структуру, а он заборавља сваког семестра.

Нема заједничког извора истине. Када распоред, часови, оцене и присуство стоје у четири документа која поседују четворо људи, нема једног одговора на „какав је статус овог студента управо сада“. Свако питање постаје усклађивање.

Генерички алати су премали из истог разлога из ког су корпоративни ERP системи превелики: направљени су за другог купца. Један служи истраживачком универзитету, други генеричком тиму. Ниједан не служи приватној школи која плаћа предаваче по часу и и даље води испитне комисије.

Пет критеријума који ово стварно одлучују

Када упоређујете софтвер за наставне часове и распоред за приватну високошколску установу, пет ствари раздваја алат који издржи од алата који постане још једна табела.

1. Часови и распоред су један модел података, не два система. Једини тест који је важан: померите, откажите или додајте час, и да ли се плаћени збир предавача сам ажурира? Ако је одговор „поново га унеси у табелу часова“, купили сте календар. Popinz третира сваки заказани термин као час са трошком, тако да је распоред који објавите књига на основу које плаћате.

2. Распоред је направљен за промену. Питајте да ли алат апсорбује модуле који почињу усред семестра, групе које се деле, једнократне надокнадне термине, поделе због капацитета учионице, и отказивања, без свежег PDF-а. Алат који претпоставља фиксну недељну мрежу бори се са вама сваке недеље. Алат направљен за приватну школу третира недељу која се помера као подразумевано.

3. Академски живот је унутар алата. Оцене, процене, уверења, испитне комисије, присуство. Ако ово живи споља, водите школу на два места. Ова линија раздваја школски систем од апликације за распоред, и генерички алати је не могу прећи.

4. Одговара управи од двоје људи. Подешавање за дане, не осамнаестомесечни пројекат. Без сертификованог администратора да га одржава живим. Бесплатна проба и демо у који се пријавите данас, не капија квалификације продаје пре него што видите производ. Овде се корпоративни ERP системи сами дисквалификују за школе испод неколико хиљада студената.

5. Цена димензионисана за вашу школу. Предвидив трошак по школи, не понуда по студенту са петоцифреном накнадом за имплементацију. Требало би да прочитате цену пре продајног позива, и требало би да има смисла за 400 студената.

Поштено поређење

Ниједан алат не побеђује у сваком реду. Ево где свака категорија стоји за приватну високошколску установу са предавачима по часу.

Прочитајте табелу директно. Водите истраживачки универзитет од 20.000 студената и корпоративни SIS је прави избор, не Popinz. Предајете 150 студената са тимом од двоје и никада не плаћате по часу, и дељени календар може издржати. Popinz је направљен за школу у средини: приватну, високошколску, са предавачима по часу, недељним распоредом који се помера, стварним академским досијеом за вођење, коју води мала управа која не може да апсорбује корпоративно увођење.

Изван креативних школа

Popinz је почео са креативним и дизајнерским школама јер оне гурају проблем предавача по часу и распореда који се помера до крајњих граница: атељеи, гостујући критичари, пројектне недеље, предавачи који су професионалци у пракси. То је почетно упориште, не граница. Исти модел одговара свакој приватној високошколској установи која плаћа по часу и води стварни академски календар: пословне школе, школе језика, центри за приправнике и стручно образовање, установе за целоживотно учење. Ако ваш кадар изгледа као „језгро сталних предавача плус ротирајући скуп предавача по часу“, склоп издржава.

Доказ: Lanimea ради на Popinz-у

Lanimea је жива приватна школа која данас ради на Popinz-у, не пилот пројекат и не студија случаја написана за слајд. Њихово особље планира недељни распоред, прати часове предавача док се настава одвија, управља оценама и проценама, и производи документе који су њиховим студентима потребни, у једном систему. Распоред који објављују је податак на основу ког плаћају, што је цела поента. Судите о алату по томе да ли стварна школа са стварним предавачима по часу ради на њему сваки дан, и Popinz прелази праг.

Погледајте како ради, не на слајду

Не морате ово да узмете здраво за готово нити да седите на позиву за квалификацију. Popinz води јавни демо са аутоматском пријавом са стварним недељним распоредом и стварним прорачунима часова предавача који су већ учитани.

Отворите живи демо: www.popi.nz/demo

Пријавите се, померите час, гледајте како се часови предавача мењају. Та једна радња је цела теза ове странице. Ако вас убеди, покрените бесплатну пробу и учитајте своју школу. Без пројекта имплементације, без понуде по студенту, без осамнаестомесечног рока.

Често постављана питања

Како Popinz рачуна наставне часове за предаваче који се плаћају по часу? Popinz третира сваки заказани термин као час са трошком везаним за конкретног предавача. Када се час одржи, његови часови се аутоматски броје у збир тог предавача. Померите, откажите или додајте термин, и збирови се померају с њим. На крају месеца добијате збир по предавачу спреман за обрачун зарада, без одвојене табеле за усклађивање с календаром.

Да ли је Popinz пун информациони систем за студенте или само алат за распоред? Обоје. Планирање распореда и праћење часова су почетна тачка и разлог зашто школе прелазе, али Popinz води и оцене, процене, уверења, испитне комисије, и присуство. Тај академски досије га раздваја од генеричких поставки календар-и-табела, које немају појам оцене ни уверења.

По чему се Popinz разликује од Ellucian, Aurion или Populi? Ти корпоративни системи направљени су и цењени за велике установе: цена по студенту, петоцифрене и шестоцифрене накнаде за имплементацију, увођење мерено месецима или годинама. Popinz је димензионисан за приватне школе од 200 до 2.000 студената, са подешавањем за дане, предвидивом ценом по школи, и без посвећеног администратора. Водите велики истраживачки универзитет и корпоративни SIS је прави избор. Водите малу приватну школу и он је предимензионисан.

Могу ли да пробам Popinz пре обавезивања? Да. Јавни демо са аутоматском пријавом на www.popi.nz/demo показује стварни распоред и живе прорачуне часова предавача, без продајног позива. После демоа, бесплатна проба вам омогућава да учитате своју школу и тестирате је са својим предавачима и распоредом пре него што платите.

Којим врстама школа Popinz одговара? Приватним високошколским установама које плаћају по часу и воде стварни академски календар. Креативне и дизајнерске школе су полазна тачка, а модел се проширује на пословне школе, школе језика, центре за приправнике и стручно образовање, и установе за целоживотно учење. Ако ваш кадар меша сталне предаваче са ротирајућим предавачима по часу, Popinz одговара.

Спремни да гледате како се ваш распоред аутоматски претвара у плаћене часове? Отворите живи демо на www.popi.nz/demo, померите час, и гледајте како бројеви прате. Затим покрените бесплатну пробу и учитајте своју школу.