Beheersoftware voor muziekscholen en conservatoria (ook voor dans, theater en activiteitenverenigingen)

Een muziekschool draait op drie dingen die een gewone agenda niet ziet: wie welke les gaf, of de leerling er was, en wat elke docent per uur aan het eind van de maand krijgt uitbetaald. De meeste scholen houden dat bij in een rooster dat elke week verandert, een presentielijst in een map, en een loonoverzicht dat iemand telkens met de hand opnieuw opbouwt. Deze pagina is voor de persoon die die drie op elkaar moet laten kloppen: de directeur of coördinator van een muziekschool, conservatorium, dans-, circus- of theaterschool, of een creatieve of sportieve activiteitenvereniging, die nu software zoekt om ermee te stoppen dit handmatig te doen.

Wat is beheersoftware voor muziekscholen?

Ze koppelt je wekelijkse lesrooster aan aanwezigheid, beoordelingen en de gewerkte uren van elke docent, in één omgeving. Het rooster dat je publiceert wordt de registratie waartegen je beoordeelt en de uren waartegen je uitbetaalt. Popinz doet dit voor scholen en verenigingen die lesgeven met docenten op uurbasis en tegelijk echt schoolleven draaien: presentielijsten, rapporten, jury’s en eindbeoordelingen.

Waarom jouw school niet in een generiek hulpmiddel past

De meeste van je docenten worden per uur betaald. Een vioolleraar komt op dinsdagavond, een gastbegeleider vult een blok van zes weken in, een koordirigent geeft les op zaterdagochtend. Niemand is in loondienst, en niemand past in de aanname van één docent, één lokaal, één schoolbel achter schoolagenda’s en reserveringsapps. Er botsen drie krachten. Betaling per uur maakt van het rooster een loondocument: verplaats of annuleer een les en je verandert wat iemand krijgt uitbetaald, en als het rooster en het loonoverzicht los van elkaar leven, wordt elke wijziging opnieuw met de hand overgetikt. Het wekelijkse rooster verschuift echt: periodes beginnen halverwege de maand, groepslessen splitsen, een uitvoering of voorstellingsweek veegt het normale rooster leeg. En het schoolleven stopt niet bij de agenda: leerlingen krijgen beoordelingen, docenten schrijven opmerkingen, je houdt jury’s en geeft aanwezigheidsattesten af.

Waarom een volledig universiteits-ERP het verkeerde hulpmiddel is

Ellucian en Aurion verkopen zo’n systeem, geprijsd per leerling met opstartkosten van vijf cijfers en gebouwd voor een implementatieteam dat je niet hebt. Een kantoor van twee mensen kan een uitrol van zes maanden niet aan. Je betaalt uiteindelijk voor modules voor toelatingsmarketing en alumni die je nooit opent, om een vraag te beantwoorden die eigenlijk is: wat zijn we onze veertig docenten deze maand schuldig.

Waarom generieke reserveringsapps ook verkeerd zijn

Apps voor lesreserveringen regelen aanmeldingen en kaartbetalingen goed, maar niet het schoolleven: geen echte presentielijst die je bij een raad kunt verdedigen, geen beoordeling per leerling, geen rapport of attest, geen automatisch uurtotaal per docent gekoppeld aan de werkelijke lessen. Je krijgt reserveringen, en bouwt de rest weer op in spreadsheets.

Wat Popinz doet

• Rooster en lessen in enkele minuten: lokalen, terugkerende lessen, vervangingen en annuleringen, meteen zichtbaar voor leerlingen en docenten.
• Aanwezigheid en schoolleven in realtime: docenten registreren aanwezigheid vanaf hun telefoon; afwezigheden en verantwoordingen komen op één plek samen; gezinnen blijven op de hoogte.
• Beoordelingen en rapporten zonder overtikken: rapporten, cijferlijsten en aanwezigheidsattesten als pdf; beoordeel per project of voor een jury.
• Automatische urenregistratie voor docenten: werkelijk gegeven uren geteld vanuit het echte rooster, per docent en per periode, klaar voor loonadministratie en facturatie.
• Eén login, web en mobiel, veel interfacetalen, met Marie, een ingebouwde assistent in natuurlijke taal.

Begin in minuten, niet in maanden

Popinz is klein genoeg om je zelf aan te melden en alleen te beginnen, zonder verkoopgesprek en zonder aanbesteding. Maak je omgeving aan, bouw één week van het rooster, en draai diezelfde middag een echte presentielijst. Het werkt naast wat je vandaag gebruikt, zodat je het één periode kunt uitproberen voordat je je vastlegt.

Probeer de live demo op popi.nz, of maak je omgeving aan op start.popi.nz.