Dėstytojų valandų apskaitos ir tvarkaraščių sudarymo programa privačioms aukštosioms mokykloms

Trys skaičiai lemia, ar kitas semestras praeis sklandžiai: kiek valandų kiekvienam dėstytojui numato sutartis, kiek jis iš tikrųjų išdėstė ir kiek jam turite sumokėti mėnesio pabaigoje. Dauguma mokyklų šiuos skaičius tvarko iškart trijose vietose: tvarkaraštyje, kuris keičiasi kas savaitę, „Excel“ lentelėje, kuria niekas nepasitiki, ir atlyginimų eksporte, kurį kažkas kaskart perdaro ranka. Šis puslapis skirtas studijų administratoriui, kuris derina visus tris ir dabar ieško programos, kad nustotų tai daryti rankomis.

Kas yra dėstytojų valandų apskaitos programa?

Dėstytojų valandų apskaitos programa susieja savaitinį tvarkaraštį su kiekvieno dėstytojo sutartinėmis ir faktiškai išdėstytomis valandomis, todėl skelbiamas tvarkaraštis yra tie patys duomenys, pagal kuriuos mokate atlyginimą. Ji skaičiuoja valandas vykstant užsiėmimams, pažymi viršvalandžius dar prieš atlyginimų apskaičiavimą ir pateikia sumas kiekvienam dėstytojui. Popinz tai daro valandiniams dėstytojams privačiose aukštosiose mokyklose.

Problema: valandiniai dėstytojai, judantis tvarkaraštis ir tikras mokyklos gyvenimas

Privačios aukštosios mokyklos komplektuoja dėstytojus taip, kaip universalūs planavimo įrankiai niekada nenumatė. Didelė dalis dėstytojų gauna atlygį už valandą. Kviestinis lektorius dėsto šešių savaičių modulį. Praktikuojantis architektas veda antradienių vakarus. Studijos kritikas ateina keturis kartus per semestrą. Nė vienas nedirba visu etatu ir nė vienas netelpa į schemą „vienas mokytojas, viena klasė, vienas skambutis“, įdiegtą į vidurinių mokyklų produktus, tokius kaip Edval ar Untis.

Susiduria trys jėgos.

Valandinis atlygis paverčia tvarkaraštį finansiniu dokumentu. Kiekvienas langelis kalendoriuje neša kaštus. Perkelkite užsiėmimą, atšaukite jį, nes dėstytojas susirgo, arba pridėkite papildomą paskaitą, ir jūs pakeitėte kažkieno atlygį. Kai tvarkaraštis ir atlyginimų sistema gyvena atskirai, tas pokytis įvedamas iš naujo ranka, ir kiekvienas pakartotinis įvedimas yra proga permokėti, nepriemokėti arba visai prarasti valandą. Mokyklos, kurios derina „Excel“, reguliariai randa 5–15 procentų skirtumą tarp suplanuotų ir apmokėtų valandų, o mėnesinis derinimas praryja visą administratoriaus darbo dieną.

Savaitinis tvarkaraštis tikrai juda. Verslo mokykloje ar dizaino programoje tvarkaraštis rugsėjį neįkaltas į akmenį. Moduliai prasideda 3-ią savaitę ir baigiasi 9-ą. Studijos skyla į grupes. Kviestinis kritikas perkelia vizitą. Projektų savaitė ištrina įprastus užsiėmimus. Patalpų talpa priverčia grupę padalyti. Jūsų planavimo įrankis pokytį turi laikyti norma, o ne išimtimi, kurią sprendžiate siųsdami naują PDF.

Mokyklos gyvenimas nesibaigia kalendoriumi. Mokykla yra daugiau nei patalpos ir langeliai. Studentai gauna pažymius. Dėstytojai rašo vertinimus. Jūs sušaukiate egzaminų komisijas, išduodate akademines pažymas, vedate lankomumą ir gaminate dokumentus, kurių studentui reikia, kad įrodytų, jog mokėsi pas jus. Kalendoriaus programėlė rodo antradienį 14 val. Ji negali pasakyti, kad Matas neišlaikė antro vertinimo, kad egzaminų komisija posėdžiauja ketvirtadienį arba kad jo pažymoje trūksta vieno pažymio. Kai planavimo įrankis nieko nežino apie akademinį įrašą, jūs vedate tikrą mokyklą antroje sistemoje ir kopijuojate duomenis tarp jų.

Sudėkite šiuos tris kartu, ir gaunate administratoriaus kasdienybę: tvarkaraštis vienoje vietoje, valandos „Excel“, pažymiai kitoje lentelėje, pažymos „Word“ faile, atlyginimai ketvirtoje sistemoje. Darbas ne dėstymas. Darbas – išlaikyti sinchronizuotas keturias tiesos kopijas.

Kodėl didelės ERP sistemos yra netinkamas įrankis

Pirmoji mintis – pirkti pilną studentų informacinę sistemą. Ellucian, Aurion ir Populi visi tokią parduoda. Tyrimų universitetui su 20 000 studentų, 10 000 kursų, stipendijų paketais, priėmimo CRM ir keturiasdešimties žmonių įrašų skyriumi šios sistemos atsiperka. Privačiai mokyklai su 200–2000 studentų jos yra netinkamos formos ir netinkamų kaštų.

Jos įkainotos įstaigai, kuria jūs nesate. Įmonės lygio SIS sandoriai kotiruojami už vieną viso etato studentą, su diegimo mokesčiais penkiaženkliais ir šešiaženkliais skaičiais dar prieš suplanuojant nors vieną užsiėmimą. Jūs mokate už priėmimo rinkodaros automatizavimą, absolventų aukojimo modulius, dotacijų valdymą ir duomenų saugyklą, kurios niekada neatidarysite. 400 studentų dizaino mokyklai nereikia stipendijų išmokų variklio. Jai reikia žinoti, kiek šį mėnesį sumokėti savo 60 valandinių dėstytojų.

Jos įkainotos diegimo komandai, kurios neturite. Ellucian ir Aurion diegimai numato projektų biurą, atskirą sistemų administratorių ir šešis–aštuoniolika konfigūravimo mėnesių. Galimybių gausa yra spąstai: kiekviena galimybė – jungiklis, kurį kažkas turi nustatyti. Dviejų žmonių administracija negali sugerti aštuoniolikos mėnesių diegimo ar laikyti etate sertifikuoto administratoriaus jai prižiūrėti.

Jos vis tiek traktuoja valandinį atlygį kaip antraeilį. Įmonės sistemos gražiai modeliuoja etatinį krūvį. Valandinis atlygis, susietas su realiai įvykusiais užsiėmimais, atsiduria pritaikytoje ataskaitoje, kurią kažkas kartą sukūrė ir niekas nedrįsta liesti. Nusipirkote sistemą visai įstaigai ir vis tiek eksportuojate į lentelę, kad sumokėtumėte savo valandiniams dėstytojams.

Jei matėte šešiaženklį pasiūlymą ir vienų metų terminą 500 studentų mokyklai, jau žinote, kad šie įrankiai per dideli. Pagunda – mestis į priešingą kraštutinumą.

Kodėl universalūs įrankiai yra netinkamas įrankis

Kita kryptis: surinkti mokyklą iš bendrosios paskirties programų. Bendras „Google“ kalendorius tvarkaraščiui. Lentelė valandoms. Kita lentelė pažymiams. „Google Forms“ lankomumui. Pigu, pažįstama ir lūžta būtent tuo momentu, kai mokyklai reikia, kad išlaikytų.

Nėra akademinio įrašo. Kalendorius neturi pažymio, akademinės pažymos, vertinimo ar egzaminų komisijos sąvokos. Tą akimirką, kai reikia parengti dokumentą, patvirtinantį „šis studentas baigė šį modulį su šiuo rezultatu“, universalus rinkinys neturi ko jums įteikti. Jūs jį atkuriate ranka, po vieną studentą, kiekvieną semestrą.

Nėra ryšio tarp tvarkaraščio ir atlygio. Kalendoriaus įvykis neneša kaštų. Valandų lentelė neturi supratimo, kas yra kalendoriuje. Juos suderinti – rankinis darbas, ir būtent šis rankinis darbas yra visa priežastis, kodėl pradėjote ieškoti.

Nėra mokyklai specifinio modelio. Universalūs planavimo įrankiai nežino, kas yra srautas, kas yra modulis, kas yra semestras arba kad dėstytojas turi sutartinį metinį valandų limitą. Diegime gaištate laiką versdami bendrą įrankį apsimesti mokyklos struktūra, o jis ją pamiršta kiekvieną semestrą.

Nėra bendro tiesos šaltinio. Kai tvarkaraštis, valandos, pažymiai ir lankomumas guli keturiuose dokumentuose, priklausančiuose keturiems žmonėms, nėra vieno atsakymo į klausimą „koks šio studento statusas dabar“. Kiekvienas klausimas tampa derinimu.

Universalūs įrankiai per maži dėl tos pačios priežasties, dėl kurios įmonės ERP per dideli: jie sukurti kitam pirkėjui. Vienas aptarnauja tyrimų universitetą, kitas bendrą komandą. Nė vienas neaptarnauja privačios mokyklos, kuri moka dėstytojams už valandą ir vis tiek veda egzaminų komisijas.

Penki kriterijai, kurie iš tikrųjų lemia sprendimą

Lyginant dėstytojų valandų ir tvarkaraščių programas privačiai aukštajai mokyklai, penki dalykai skiria įrankį, kuris išlaiko, nuo įrankio, kuris tampa dar viena lentele.

1. Valandos ir tvarkaraštis – vienas duomenų modelis, ne dvi sistemos. Vienintelis reikšmingas testas: perkelkite, atšaukite ar pridėkite užsiėmimą, ir ar dėstytojo apmokėta suma atsinaujina pati? Jei atsakymas „įvesk iš naujo valandų lape“, nusipirkote kalendorių. Popinz kiekvieną suplanuotą užsiėmimą traktuoja kaip valandą su kaštais, todėl skelbiamas tvarkaraštis yra ta didžioji knyga, pagal kurią mokate.

2. Tvarkaraštis sukurtas pokyčiams. Klauskite, ar įrankis sugeria modulius, prasidedančius semestro viduryje, skylančias grupes, vienkartinius papildomus užsiėmimus, patalpų talpos padalijimus ir atšaukimus be naujo PDF. Įrankis, numatantis fiksuotą savaitinį tinklelį, kovoja su jumis kas savaitę. Įrankis, sukurtas privačiai mokyklai, judančią savaitę laiko norma.

3. Akademinis gyvenimas yra įrankio viduje. Pažymiai, vertinimai, akademinės pažymos, egzaminų komisijos, lankomumas. Jei tai gyvena išorėje, jūs vedate mokyklą dviejose vietose. Ši riba skiria mokyklos sistemą nuo planavimo programėlės, ir universalūs įrankiai jos peržengti negali.

4. Jis telpa į dviejų žmonių administraciją. Diegimas dienomis, ne aštuoniolikos mėnesių projektas. Jokio sertifikuoto administratoriaus, palaikančio jį gyvą. Nemokamas bandymas ir demonstracija, į kurią prisijungiate šiandien, o ne pardavimų kvalifikacijos barjeras prieš pamatant produktą. Čia įmonių ERP sistemos pačios save diskvalifikuoja mokykloms iki kelių tūkstančių studentų.

5. Kaina pagal jūsų mokyklos dydį. Nuspėjama kaina už mokyklą, ne kotiruotė už studentą su penkiaženkliu diegimo mokesčiu. Kainą turėtumėte perskaityti dar prieš pardavimų skambutį, ir ji turi būti prasminga 400 studentų.

Sąžiningas palyginimas

Nė vienas įrankis nelaimi kiekvienoje eilutėje. Štai kur kiekviena kategorija atsiduria privačiai aukštajai mokyklai su valandiniais dėstytojais.

Skaitykite lentelę tiesiai. Jei vedate 20 000 studentų tyrimų universitetą, įmonės SIS yra teisingas pasirinkimas, ne Popinz. Jei mokote 150 studentų su dviejų žmonių komanda ir niekada nemokate už valandą, bendras kalendorius gali išlaikyti. Popinz sukurtas mokyklai per vidurį: privati, aukštasis mokslas, valandiniai dėstytojai, judantis savaitinis tvarkaraštis, tikras akademinis įrašas, valdomas mažos administracijos, kuri negali sugerti įmonės lygio diegimo.

Ne tik kūrybinėms mokykloms

Popinz prasidėjo nuo kūrybinių ir dizaino mokyklų, nes jos valandinių dėstytojų ir judančio tvarkaraščio problemą išspaudžia iki galo: studijos, kviestiniai kritikai, projektų savaitės, dėstytojai, kurie yra praktikuojantys profesionalai. Tai pradinė pozicija, ne riba. Tas pats modelis tinka bet kuriai privačiai aukštajai mokyklai, kuri moka už valandą ir veda tikrą akademinį kalendorių: verslo mokykloms, kalbų mokykloms, profesinio mokymo ir praktikos centrams, tęstinio mokymo teikėjams. Jei jūsų komplektavimas skaitosi kaip „nuolatinių dėstytojų branduolys plius rotuojantis valandinių dėstytojų ratas“, atitikimas išlieka.

Įrodymas: Lanimea veikia su Popinz

Lanimea yra gyva privati mokykla, šiandien veikianti su Popinz, ne pilotinis projektas ir ne skaidrei parašytas atvejo tyrimas. Jų personalas planuoja savaitinį tvarkaraštį, seka dėstytojų valandas vykstant užsiėmimams, valdo pažymius ir vertinimus ir gamina dokumentus, kurių jų studentams reikia, vienoje sistemoje. Skelbiamas tvarkaraštis yra tie duomenys, pagal kuriuos jie moka, o tai ir yra visa esmė. Vertinkite įrankį pagal tai, ar tikra mokykla su tikrais valandiniais dėstytojais juo naudojasi kasdien, ir Popinz šią kartelę įveikia.

Pamatyk, kaip veikia, ne ant skaidrės

Jums nereikia tuo tikėti aklai ar sėdėti per kvalifikacijos skambutį. Popinz turi viešą, automatinio prisijungimo demonstraciją su tikru savaitiniu tvarkaraščiu ir tikrais dėstytojų valandų skaičiavimais, jau įkeltais.

Atverkite gyvą demo: www.popi.nz/demo

Prisijunkite, perkelkite užsiėmimą, stebėkite, kaip dėstytojo valandos keičiasi. Šis vienas veiksmas yra visa šio puslapio tezė. Jei jis jus įtikina, pradėkite nemokamą bandymą ir įkelkite savo mokyklą. Jokio diegimo projekto, jokios kotiruotės už studentą, jokio aštuoniolikos mėnesių termino.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kaip Popinz apskaičiuoja dėstymo valandas valandiniams dėstytojams? Popinz kiekvieną suplanuotą užsiėmimą traktuoja kaip valandą su kaštais, susietą su konkrečiu dėstytoju. Kai užsiėmimas įvyksta, jo valandos automatiškai įsiskaičiuoja į to dėstytojo sumą. Perkelkite, atšaukite ar pridėkite užsiėmimą, ir sumos juda kartu. Mėnesio pabaigoje gaunate sumas kiekvienam dėstytojui, paruoštas atlyginimams, be atskiros lentelės, kurią reikėtų derinti su kalendoriumi.

Ar Popinz yra pilna studentų informacinė sistema, ar tik tvarkaraščių įrankis? Abu. Tvarkaraščiai ir valandų apskaita yra įėjimo taškas ir priežastis, kodėl mokyklos pereina, bet Popinz taip pat veda pažymius, vertinimus, akademines pažymas, egzaminų komisijas ir lankomumą. Šis akademinis įrašas jį skiria nuo universalių kalendoriaus-ir-lentelės rinkinių, kurie neturi pažymio ar pažymos sąvokos.

Kuo Popinz skiriasi nuo Ellucian, Aurion ar Populi? Šios įmonės sistemos sukurtos ir įkainotos didelėms įstaigoms: kaina už studentą, penkiaženkliai ir šešiaženkliai diegimo mokesčiai, diegimas, matuojamas mėnesiais ar metais. Popinz pritaikytas privačioms mokykloms su 200–2000 studentų, su diegimu dienomis, nuspėjama kaina už mokyklą ir be atskiro administratoriaus. Jei vedate didelį tyrimų universitetą, įmonės SIS yra teisingas pasirinkimas. Jei vedate mažą privačią mokyklą, jis pertekliškas.

Ar galiu išbandyti Popinz prieš įsipareigodamas? Taip. Vieša automatinio prisijungimo demonstracija adresu www.popi.nz/demo rodo tikrą tvarkaraštį ir gyvus dėstytojų valandų skaičiavimus, be pardavimų skambučio. Po demonstracijos nemokamas bandymas leidžia įkelti savo mokyklą ir išbandyti su savo dėstytojais ir tvarkaraščiu prieš mokant.

Kokioms mokykloms Popinz tinka? Privačioms aukštosioms mokykloms, kurios moka už valandą ir veda tikrą akademinį kalendorių. Kūrybinės ir dizaino mokyklos yra pradžios taškas, o modelis plečiasi į verslo mokyklas, kalbų mokyklas, profesinio mokymo ir praktikos centrus bei tęstinio mokymo teikėjus. Jei jūsų komplektavimas maišo nuolatinius dėstytojus su rotuojančiais valandiniais dėstytojais, Popinz tinka.

Pasiruošę stebėti, kaip jūsų pačių tvarkaraštis automatiškai virsta apmokėtomis valandomis? Atverkite gyvą demo adresu www.popi.nz/demo, perkelkite užsiėmimą ir stebėkite, kaip skaičiai seka. Tada pradėkite nemokamą bandymą ir įkelkite savo mokyklą.