תוכנה למעקב שעות הוראה ובניית מערכת שעות למוסדות להשכלה גבוהה פרטיים

שלושה מספרים קובעים אם הסמסטר הבא יתנהל חלק: כמה שעות כל מרצה מוגדר בחוזה, כמה הוא באמת לימד, וכמה אתם חייבים לו בסוף החודש. רוב המוסדות עוקבים אחר אלה בשלושה מקומות בבת אחת: מערכת שעות שמשתנה כל שבוע, גיליון אקסל שאף אחד לא סומך עליו, וייצוא שכר שמישהו בונה מחדש ידנית בכל פעם. הדף הזה מיועד לרכזת המנהלית שמיישבת בין השלושה, וכעת מחפשת תוכנה כדי להפסיק לעשות את זה ידנית.

מהי תוכנה למעקב שעות הוראה?

תוכנה למעקב שעות הוראה מקשרת בין מערכת השעות השבועית לבין שעות ההוראה של כל מרצה, אלה שבחוזה ואלה שבוצעו בפועל, כך שהמערכת שאתם מפרסמים היא אותם נתונים שלפיהם אתם משלמים שכר. היא סופרת שעות תוך כדי קיום השיעורים, מסמנת חריגות עוד לפני חישוב השכר, ומפיקה סיכומים לכל מרצה בנפרד. Popinz עושה זאת עבור סגל בתשלום לפי שעה במוסדות להשכלה גבוהה פרטיים.

הבעיה: סגל שעתי, מערכת שעות נעה, וחיי מוסד אמיתיים

מוסדות להשכלה גבוהה פרטיים מאיישים את ההוראה שלהם בדרך שכלי תזמון גנריים מעולם לא צפו. חלק גדול מהסגל מקבל תשלום לפי שעה. מרצה אורח מלמד יחידה של שישה שבועות. אדריכל פעיל מכסה ערבי שלישי. מבקר סטודיו מגיע ארבע פעמים בסמסטר. אף אחד מהם אינו במשרה מלאה, ואף אחד לא מתאים להנחת «מורה אחד, כיתה אחת, צלצול אחד» המובנית במוצרים לבתי ספר כמו Edval או Untis.

שלושה כוחות מתנגשים.

תשלום שעתי הופך את המערכת למסמך פיננסי. כל משבצת בלוח נושאת עלות. הזיזו שיעור, בטלו מפגש כי מרצה חולה, או הוסיפו הרצאת השלמה, ושיניתם את מה שמישהו מקבל. כשמערכת השעות ומערכת השכר חיות בנפרד, השינוי הזה מוזן מחדש ידנית, וכל הזנה חוזרת היא הזדמנות לשלם ביתר, בחסר, או לאבד את השעה לגמרי. מוסדות שמיישבים באקסל מוצאים באופן קבוע פער של 5 עד 15 אחוז בין שעות מתוזמנות למשולמות, והיישוב החודשי בולע יום עבודה מנהלי שלם.

מערכת השעות השבועית באמת זזה. בבית ספר לעסקים או בתוכנית עיצוב, המערכת אינה נעולה בספטמבר. יחידות מתחילות בשבוע 3 ומסתיימות בשבוע 9. סטודיו מתפצל לקבוצות. מבקר אורח מתזמן מחדש. שבוע פרויקטים מוחק שיעורים רגילים. קיבולת חדר מכריחה לפצל קבוצה. כלי התזמון שלכם חייב להתייחס לשינוי כברירת מחדל, לא כחריג שמטפלים בו בשליחת PDF חדש.

חיי המוסד לא נעצרים בלוח. מוסד הוא יותר מחדרים ומשבצות. סטודנטים צוברים ציונים. הסגל כותב הערכות. אתם מכנסים ועדות בחינה, מנפיקים גיליונות ציונים, מנהלים נוכחות, ומפיקים את המסמכים שסטודנט צריך כדי להוכיח שלמד אצלכם. אפליקציית לוח מראה יום שלישי בשתיים. היא לא יכולה לומר לכם שאיתן נכשל בהערכה השנייה, שוועדת הבחינה מתכנסת ביום חמישי, או שבגיליון שלו חסר ציון אחד. כשכלי התזמון לא יודע דבר על התיק האקדמי, אתם מנהלים את המוסד האמיתי במערכת שנייה ומעתיקים נתונים ביניהן.

הערמו את השלושה, ותקבלו את המציאות היומיומית של הרכזת: מערכת שעות במקום אחד, שעות באקסל, ציונים בגיליון אחר, גיליונות ציונים בוורד, שכר במערכת רביעית. העבודה אינה הוראה. העבודה היא לשמור ארבעה עותקים של האמת מסונכרנים.

למה מערכות ERP גדולות הן הכלי הלא נכון

התגובה הראשונית היא לקנות מערכת מידע סטודנטיאלית מלאה. Ellucian, Aurion ו-Populi כולן מוכרות אחת. לאוניברסיטת מחקר עם 20 אלף סטודנטים, 10 אלף קורסים, חבילות סיוע כספי, מערכת CRM לקבלה, ומחלקת רשומות של ארבעים, המערכות האלה מצדיקות את מחירן. למוסד פרטי של 200 עד 2000 סטודנטים, הן בצורה הלא נכונה ובעלות הלא נכונה.

הן מתומחרות למוסד שאתם לא. עסקאות SIS ארגוניות מצוטטות לפי סטודנט במשרה מלאה, עם דמי יישום בחמש ושש ספרות עוד לפני שתוזמן שיעור אחד. אתם משלמים על אוטומציית שיווק קבלה, מודולי תרומות בוגרים, ניהול מענקים, ומחסן נתונים שלעולם לא תפתחו. בית ספר לעיצוב של 400 סטודנטים לא צריך מנוע חלוקת סיוע כספי. הוא צריך לדעת כמה הוא חייב ל-60 המרצים השעתיים שלו החודש.

הן מתומחרות לצוות יישום שאין לכם. פריסות של Ellucian ו-Aurion מניחות משרד פרויקטים, מנהל מערכות ייעודי, ושישה עד שמונה עשר חודשי הגדרה. שפע היכולות הוא המלכודת: כל יכולת היא מתג שמישהו חייב להגדיר. הנהלה של שני אנשים לא יכולה לספוג פריסה של שמונה עשר חודשים ולא להחזיק מנהל מוסמך בסגל לתחזוקתה.

הן עדיין מתייחסות לתשלום שעתי כמחשבה שנייה. מערכות ארגוניות מדמות עומס במשרה קבועה יפה. תשלום שעתי, הקשור למפגשים שקרו בפועל, מגיע לדוח מותאם שמישהו בנה פעם ואף אחד לא מעז לגעת בו. קניתם מערכת לכל המוסד ועדיין מייצאים לגיליון כדי לשלם למרצים השעתיים.

אם ראיתם הצעה בת שש ספרות ולוח זמנים של שנה למוסד של 500 סטודנטים, אתם כבר יודעים שהכלים האלה גדולים מדי. הפיתוי הוא לנוע בחוזקה לכיוון ההפוך.

למה כלים גנריים הם הכלי הלא נכון

הכיוון השני: להרכיב את המוסד מתוכנה כללית. לוח Google משותף למערכת. גיליון לשעות. גיליון אחר לציונים. טפסי Google לנוכחות. זול, מוכר, ונשבר בדיוק ברגע שהמוסד צריך שיחזיק.

אין תיק אקדמי. ללוח אין מושג של ציון, גיליון ציונים, הערכה או ועדת בחינה. ברגע שאתם חייבים להפיק מסמך שקובע «סטודנט זה השלים יחידה זו בתוצאה זו», למערך הגנרי אין מה לתת לכם. אתם בונים אותו מחדש ידנית, לכל סטודנט, כל סמסטר.

אין קשר בין המערכת לשכר. אירוע בלוח לא נושא עלות. לגיליון שעות אין מושג מה יושב בלוח. ליישר ביניהם זה ידני, והעבודה הידנית הזו היא כל הסיבה שהתחלתם לחפש.

אין מודל ספציפי למוסד. כלי תזמון גנריים לא יודעים מהי מחזור, מהי יחידה, מהו סמסטר, או שלמרצה יש תקרת שעות שנתית חוזית. אתם מבזבזים את ההקמה בהכרחת כלי כללי לזייף מבנה מוסדי, והוא שוכח אותו כל סמסטר.

אין מקור אמת משותף. כשמערכת, שעות, ציונים ונוכחות יושבים בארבעה מסמכים בבעלות ארבעה אנשים, אין תשובה אחת ל«מה מצב הסטודנט הזה עכשיו». כל שאלה הופכת ליישוב.

כלים גנריים קטנים מדי מאותה סיבה ש-ERP ארגוני גדול מדי: הם נבנו לקונה אחר. אחד משרת אוניברסיטת מחקר, השני צוות כללי. אף אחד לא משרת מוסד פרטי שמשלם למרצים לפי שעה ועדיין מקיים ועדות בחינה.

חמשת הקריטריונים שבאמת מכריעים

בהשוואת תוכנות שעות הוראה ומערכת שעות למוסד להשכלה גבוהה פרטי, חמישה דברים מפרידים בין כלי שמחזיק לכלי שהופך לעוד גיליון.

1. שעות ומערכת הן מודל נתונים אחד, לא שתי מערכות. המבחן היחיד שחשוב: הזיזו, בטלו או הוסיפו שיעור, והאם הסיכום המשולם של המרצה מתעדכן מעצמו? אם התשובה היא «הזן אותו מחדש בגיליון השעות», קניתם לוח. Popinz מתייחס לכל מפגש מתוזמן כשעה עם עלות, כך שהמערכת שאתם מפרסמים היא הפנקס שלפיו אתם משלמים.

2. המערכת בנויה לשינוי. שאלו אם הכלי סופג יחידות שמתחילות באמצע הסמסטר, קבוצות שמתפצלות, מפגשי השלמה חד-פעמיים, פיצולי קיבולת חדר, וביטולים, ללא PDF חדש. כלי שמניח רשת שבועית קבועה נלחם בכם כל שבוע. כלי שבנוי למוסד פרטי מתייחס לשבוע הנע כברירת מחדל.

3. החיים האקדמיים בתוך הכלי. ציונים, הערכות, גיליונות ציונים, ועדות בחינה, נוכחות. אם אלה חיים בחוץ, אתם מנהלים את המוסד בשני מקומות. הקו הזה מפריד בין מערכת מוסדית לאפליקציית תזמון, וכלים גנריים לא יכולים לחצות אותו.

4. הוא מתאים להנהלה של שני אנשים. הקמה בימים, לא פרויקט של שמונה עשר חודשים. ללא מנהל מוסמך שמחזיק אותו בחיים. ניסיון חינם והדגמה שנכנסים אליה היום, לא שער סינון מכירות לפני שרואים את המוצר. כאן מערכות ERP ארגוניות פוסלות את עצמן למוסדות מתחת לכמה אלפי סטודנטים.

5. תמחור בגודל המוסד שלכם. עלות צפויה לכל מוסד, לא הצעה לפי סטודנט עם דמי יישום בחמש ספרות. אתם צריכים לקרוא את המחיר לפני שיחת מכירות, והוא צריך להיות הגיוני ל-400 סטודנטים.

השוואה הוגנת

אף כלי לא מנצח בכל שורה. הנה איפה כל קטגוריה נופלת עבור מוסד להשכלה גבוהה פרטי עם סגל שעתי.

קראו את הטבלה ישר. אם אתם מנהלים אוניברסיטת מחקר של 20 אלף סטודנטים, SIS ארגוני הוא הבחירה הנכונה, לא Popinz. אם אתם מלמדים 150 סטודנטים עם צוות של שני אנשים ולעולם לא משלמים לפי שעה, לוח משותף אולי יחזיק. Popinz בנוי למוסד שבאמצע: פרטי, השכלה גבוהה, סגל שעתי, מערכת שעות שבועית נעה, תיק אקדמי אמיתי, מנוהל בידי הנהלה קטנה שלא יכולה לספוג פריסה ארגונית.

מעבר לבתי ספר יצירתיים

Popinz התחיל עם בתי ספר יצירתיים ולעיצוב כי הם דוחפים את בעיית הסגל השעתי והמערכת הנעה לקצה: סטודיו, מבקרים אורחים, שבועות פרויקט, מרצים שהם אנשי מקצוע פעילים. זו נקודת פתיחה, לא גבול. אותו מודל מתאים לכל מוסד להשכלה גבוהה פרטי שמשלם לפי שעה ומנהל לוח אקדמי אמיתי: בתי ספר לעסקים, בתי ספר לשפות, מרכזי הכשרה מקצועית והתמחות, ספקי לימודי המשך. אם האיוש שלכם נקרא כ«ליבה של סגל קבוע ועוד קבוצה מתחלפת של מרצים שעתיים», ההתאמה מחזיקה.

הוכחה: Lanimea פועל על Popinz

Lanimea הוא מוסד פרטי חי שפועל על Popinz היום, לא פיילוט ולא מקרה בוחן שנכתב לשקופית. הצוות שלהם מתזמן את המערכת השבועית, עוקב אחר שעות המרצים תוך כדי קיום השיעורים, מנהל ציונים והערכות, ומפיק את המסמכים שהסטודנטים שלהם צריכים, במערכת אחת. המערכת שהם מפרסמים היא הנתונים שלפיהם הם משלמים, וזו כל הנקודה. שפטו כלי לפי האם מוסד אמיתי עם סגל שעתי אמיתי פועל עליו כל יום, ו-Popinz עובר את הרף.

ראו אותו עובד, לא על שקופית

אתם לא צריכים לקחת את זה באמונה או לשבת בשיחת סינון. Popinz מפעיל הדגמה ציבורית עם התחברות אוטומטית, עם מערכת שעות שבועית אמיתית וחישובי שעות מרצים אמיתיים כבר טעונים.

פתחו את ההדגמה החיה: www.popi.nz/demo

התחברו, הזיזו שיעור, וצפו בשעות המרצה משתנות. הפעולה הבודדת הזו היא כל התזה של הדף הזה. אם היא משכנעת אתכם, התחילו ניסיון חינם וטענו את המוסד שלכם. ללא פרויקט יישום, ללא הצעה לפי סטודנט, ללא לוח זמנים של שמונה עשר חודשים.

שאלות נפוצות

איך Popinz מחשב שעות הוראה למרצים בתשלום שעתי? Popinz מתייחס לכל מפגש מתוזמן כשעה עם עלות הקשורה למרצה מסוים. כשהשיעור מתקיים, שעותיו נספרות אוטומטית לסיכום של אותו מרצה. הזיזו, בטלו או הוסיפו מפגש, והסיכומים זזים איתו. בסוף החודש אתם מקבלים סיכומים לכל מרצה מוכנים לשכר, ללא גיליון נפרד ליישב מול הלוח.

האם Popinz הוא מערכת מידע סטודנטיאלית מלאה או רק כלי תזמון? שניהם. תזמון ומעקב שעות הם נקודת הכניסה והסיבה שמוסדות עוברים, אך Popinz גם מנהל ציונים, הערכות, גיליונות ציונים, ועדות בחינה ונוכחות. התיק האקדמי הזה מפריד אותו ממערכי לוח-וגיליון גנריים, שאין להם מושג של ציון או גיליון ציונים.

במה Popinz שונה מ-Ellucian, Aurion או Populi? המערכות הארגוניות האלה בנויות ומתומחרות למוסדות גדולים: תמחור לפי סטודנט, דמי יישום בחמש ושש ספרות, פריסות הנמדדות בחודשים או שנים. Popinz בגודל מוסדות פרטיים של 200 עד 2000 סטודנטים, עם הקמה בימים, תמחור צפוי לכל מוסד, וללא מנהל ייעודי. אם אתם מנהלים אוניברסיטת מחקר גדולה, SIS ארגוני הוא הבחירה הנכונה. אם אתם מנהלים מוסד פרטי קטן, הוא בנוי ביתר.

האם אני יכול לנסות את Popinz לפני התחייבות? כן. הדגמה ציבורית עם התחברות אוטומטית ב-www.popi.nz/demo מראה מערכת שעות אמיתית וחישובי שעות מרצים חיים, ללא שיחת מכירות. אחרי ההדגמה, ניסיון חינם מאפשר לכם לטעון את המוסד שלכם ולבדוק אותו עם המרצים והמערכת שלכם לפני שאתם משלמים.

לאילו סוגי מוסדות Popinz מתאים? מוסדות להשכלה גבוהה פרטיים שמשלמים לפי שעה ומנהלים לוח אקדמי אמיתי. בתי ספר יצירתיים ולעיצוב הם נקודת ההתחלה, והמודל מתרחב לבתי ספר לעסקים, בתי ספר לשפות, מרכזי הכשרה מקצועית והתמחות, וספקי לימודי המשך. אם האיוש שלכם מערבב סגל קבוע עם מרצים שעתיים מתחלפים, Popinz מתאים.

מוכנים לצפות במערכת השעות שלכם הופכת אוטומטית לשעות משולמות? פתחו את ההדגמה החיה ב-www.popi.nz/demo, הזיזו שיעור, וצפו במספרים עוקבים. אחר כך התחילו ניסיון חינם וטענו את המוסד שלכם.