Λογισμικό παρακολούθησης διδακτικών ωρών και προγράμματος για ιδιωτικές σχολές τριτοβάθμιας εκπαίδευσης

Τρεις αριθμοί κρίνουν αν το επόμενο εξάμηνο θα κυλήσει καθαρά: πόσες ώρες προβλέπει η σύμβαση κάθε διδάσκοντα, πόσες δίδαξε στην πραγματικότητα και πόσα του οφείλετε στο τέλος του μήνα. Οι περισσότερες σχολές τα παρακολουθούν μέσα από ένα πρόγραμμα που αλλάζει κάθε εβδομάδα, ένα υπολογιστικό φύλλο που κανείς δεν εμπιστεύεται και μια εξαγωγή μισθοδοσίας που κάποιος ξαναφτιάχνει με το χέρι. Αυτή η σελίδα απευθύνεται στον υπεύθυνο γραμματείας που συμφιλιώνει και τα τρία και τώρα ψάχνει λογισμικό για να σταματήσει να το κάνει χειροκίνητα.

Τι είναι το λογισμικό παρακολούθησης διδακτικών ωρών;

Το λογισμικό παρακολούθησης διδακτικών ωρών συνδέει το εβδομαδιαίο πρόγραμμά σας με τις συμβατικές και τις πραγματοποιηθείσες ώρες κάθε διδάσκοντα, ώστε το πρόγραμμα που δημοσιεύετε να είναι τα ίδια δεδομένα βάσει των οποίων πληρώνετε. Μετρά τις ώρες καθώς γίνονται τα μαθήματα, επισημαίνει τις υπερβάσεις πριν από τη μισθοδοσία και εξάγει σύνολα ανά διδάσκοντα. Το Popinz το κάνει αυτό για ωρομίσθιο διδακτικό προσωπικό σε ιδιωτικές σχολές τριτοβάθμιας εκπαίδευσης.

Το πρόβλημα: ωρομίσθιοι διδάσκοντες, ένα πρόγραμμα που κινείται και η πραγματική ζωή της σχολής

Οι ιδιωτικές σχολές τριτοβάθμιας εκπαίδευσης στελεχώνουν τη διδασκαλία τους με τρόπο που τα γενικά εργαλεία προγραμματισμού ποτέ δεν προέβλεψαν. Μεγάλο μέρος του προσωπικού σας πληρώνεται με την ώρα. Ένας προσκεκλημένος εισηγητής διδάσκει μια ενότητα έξι εβδομάδων. Ένας αρχιτέκτονας που ασκεί το επάγγελμα καλύπτει τα βράδια της Τρίτης. Ένας κριτικός εργαστηρίου έρχεται τέσσερις φορές το εξάμηνο. Κανένας δεν είναι μισθωτός και κανένας δεν ταιριάζει στην παραδοχή ένας καθηγητής, μία αίθουσα, ένα κουδούνι που είναι ενσωματωμένη στα προϊόντα για σχολεία πρωτοβάθμιας και δευτεροβάθμιας.

Τρεις δυνάμεις συγκρούονται.

Η ωρομίσθια αμοιβή κάνει το πρόγραμμα οικονομικό έγγραφο. Κάθε θέση στο ημερολόγιο φέρει ένα κόστος. Μετακινήστε ένα μάθημα, ακυρώστε μια συνεδρία επειδή ο διδάσκων είναι άρρωστος ή προσθέστε μια αναπληρωματική διάλεξη και έχετε αλλάξει πόσα πληρώνεται κάποιος. Όταν το πρόγραμμα και η μισθοδοσία ζουν σε χωριστά συστήματα, αυτή η αλλαγή ξαναπληκτρολογείται με το χέρι, και κάθε επαναπληκτρολόγηση είναι μια ευκαιρία για υπερπληρωμή, υποπληρωμή ή πλήρη απώλεια της ώρας. Οι σχολές που συμφιλιώνουν στο Excel βρίσκουν τακτικά απόκλιση 5 έως 15 τοις εκατό μεταξύ προγραμματισμένων και πληρωμένων ωρών, και η μηνιαία συμφιλίωση τρώει μια ολόκληρη μέρα διοίκησης.

Το εβδομαδιαίο πρόγραμμα όντως κινείται. Σε μια σχολή διοίκησης επιχειρήσεων ή ένα πρόγραμμα design, το πρόγραμμα δεν κλειδώνει τον Σεπτέμβριο. Οι ενότητες αρχίζουν την εβδομάδα 3 και τελειώνουν την εβδομάδα 9. Τα εργαστήρια χωρίζονται σε τμήματα. Ένας επισκέπτης κριτικός αλλάζει ραντεβού. Μια εβδομάδα project σβήνει τα κανονικά μαθήματα. Η χωρητικότητα της αίθουσας επιβάλλει διαχωρισμό. Το εργαλείο προγράμματος πρέπει να αντιμετωπίζει την αλλαγή ως προεπιλογή, όχι ως εξαίρεση που τη λύνετε στέλνοντας ένα φρέσκο PDF.

Η ζωή της σχολής δεν σταματά στο ημερολόγιο. Μια σχολή είναι κάτι παραπάνω από αίθουσες και θέσεις. Οι σπουδαστές παίρνουν βαθμούς. Οι διδάσκοντες γράφουν αξιολογήσεις. Συγκαλείτε εξεταστικές επιτροπές, εκδίδετε αναλυτικές βαθμολογίες, τηρείτε παρουσιολόγιο και παράγετε τα έγγραφα που χρειάζεται ένας σπουδαστής για να αποδείξει ότι σπούδασε σε εσάς. Μια εφαρμογή ημερολογίου δείχνει Τρίτη στις 2 μ.μ. Δεν μπορεί να σας πει ότι ο Δημήτρης κόπηκε στη δεύτερη αξιολόγηση, ότι η εξεταστική επιτροπή συνεδριάζει την Πέμπτη ή ότι στην αναλυτική του λείπει ένας βαθμός. Όταν το εργαλείο προγραμματισμού δεν ξέρει τίποτα για τον ακαδημαϊκό φάκελο, τρέχετε την πραγματική σχολή σε ένα δεύτερο σύνολο εργαλείων και αντιγράφετε δεδομένα μεταξύ τους.

Στοιβάξτε αυτές τις τρεις δυνάμεις και έχετε την καθημερινή πραγματικότητα της γραμματείας: πρόγραμμα σε ένα μέρος, ώρες σε ένα υπολογιστικό φύλλο, βαθμοί σε άλλο φύλλο, αναλυτικές σε Word, μισθοδοσία σε ένα τέταρτο σύστημα. Η δουλειά δεν είναι η διδασκαλία. Η δουλειά είναι να κρατάτε τέσσερα αντίγραφα της αλήθειας συγχρονισμένα.

Γιατί τα μεγάλα ERP είναι λάθος εργαλείο

Το αντανακλαστικό είναι να αγοράσετε ένα πλήρες πληροφοριακό σύστημα σπουδαστών. Το Ellucian, το Aurion και το Populi πουλάνε όλα από ένα. Για ένα ερευνητικό πανεπιστήμιο με 20.000 φοιτητές, 10.000 μαθήματα, διαχείριση υποτροφιών, CRM εισαγωγών και ένα γραφείο μητρώου σαράντα ατόμων, αυτά τα συστήματα δικαιολογούν την τιμή τους. Για μια ιδιωτική σχολή 200 έως 2.000 σπουδαστών, έχουν λάθος σχήμα και λάθος κόστος.

Τιμολογούν για ένα ίδρυμα που δεν είστε. Οι συμφωνίες μεγάλων SIS δίνουν τιμή ανά ισοδύναμο πλήρους φοίτησης, με τέλη υλοποίησης πέντε και έξι ψηφίων πριν προγραμματιστεί ένα μόνο μάθημα. Πληρώνετε για αυτοματισμό μάρκετινγκ εισαγωγών, ενότητες δωρεών αποφοίτων, διαχείριση επιχορηγήσεων και μια αποθήκη δεδομένων που δεν θα ανοίξετε ποτέ. Μια σχολή design 400 σπουδαστών δεν χρειάζεται μηχανή εκταμίευσης υποτροφιών. Χρειάζεται να ξέρει τι οφείλει στους 60 ωρομίσθιους διδάσκοντές της αυτόν τον μήνα.

Τιμολογούν για μια ομάδα υλοποίησης που δεν έχετε. Οι εγκαταστάσεις Ellucian και Aurion προϋποθέτουν γραφείο έργου, αποκλειστικό διαχειριστή συστήματος και έξι έως δεκαοκτώ μήνες παραμετροποίησης. Η ίδια η δυνατότητα είναι η παγίδα: κάθε δυνατότητα είναι ένας διακόπτης που κάποιος πρέπει να ρυθμίσει. Μια διοίκηση δύο ατόμων δεν μπορεί να απορροφήσει μια υλοποίηση δεκαοκτώ μηνών ούτε να κρατά πιστοποιημένο διαχειριστή για συντήρηση.

Εξακολουθούν να αντιμετωπίζουν την ωρομίσθια αμοιβή ως εκ των υστέρων σκέψη. Τα μεγάλα συστήματα μοντελοποιούν όμορφα το φόρτο μόνιμων και μισθωτών. Η ωρομίσθια αμοιβή, δεμένη με συνεδρίες που πράγματι έγιναν, καταλήγει σε μια προσαρμοσμένη αναφορά που κάποιος έφτιαξε μια φορά και κανείς δεν τολμά να αγγίξει. Αγοράσατε σύστημα για όλο το ίδρυμα και εξακολουθείτε να εξάγετε σε υπολογιστικό φύλλο για να πληρώσετε τους ωρομίσθιους.

Αν έχετε δει μια προσφορά έξι ψηφίων και χρονοδιάγραμμα ενός έτους για σχολή 500 σπουδαστών, ξέρετε ήδη ότι αυτά τα εργαλεία είναι υπερμεγέθη. Ο πειρασμός είναι να γείρετε δυνατά προς την άλλη κατεύθυνση.

Γιατί τα γενικά εργαλεία είναι λάθος εργαλείο

Η άλλη κατεύθυνση: συναρμολογήστε τη σχολή από λογισμικό γενικής χρήσης. Ένα κοινό Google Calendar για το πρόγραμμα. Ένα υπολογιστικό φύλλο για τις ώρες. Άλλο φύλλο για τους βαθμούς. Google Forms για την παρουσία. Φθηνά, οικεία, και σπάνε ακριβώς τη στιγμή που μια σχολή χρειάζεται να κρατήσουν.

Κανένας ακαδημαϊκός φάκελος. Ένα ημερολόγιο δεν έχει έννοια βαθμού, αναλυτικής, αξιολόγησης ή εξεταστικής επιτροπής. Τη στιγμή που πρέπει να παραγάγετε έγγραφο που δηλώνει “αυτός ο σπουδαστής ολοκλήρωσε αυτή την ενότητα με αυτό το αποτέλεσμα”, ένα γενικό σύνολο δεν έχει τίποτα να σας δώσει. Το ξαναφτιάχνετε με το χέρι, ανά σπουδαστή, κάθε εξάμηνο.

Καμία σύνδεση προγράμματος και αμοιβής. Ένα γεγονός ημερολογίου δεν φέρει κόστος. Ένα φύλλο ωρών δεν έχει ιδέα τι υπάρχει στο ημερολόγιο. Η ευθυγράμμισή τους είναι χειροκίνητη, και αυτή η χειροκίνητη δουλειά είναι ολόκληρος ο λόγος που αρχίσατε να ψάχνετε.

Κανένα μοντέλο ειδικό για σχολή. Τα γενικά εργαλεία δεν ξέρουν τι είναι μια σειρά σπουδών, τι είναι μια ενότητα, τι είναι ένα εξάμηνο ή ότι ένας διδάσκων έχει συμβατικό ετήσιο ανώτατο όριο ωρών. Ξοδεύετε τη ρύθμιση αναγκάζοντας ένα γενικό εργαλείο να προσποιείται σχολική δομή, και το ξεχνά κάθε εξάμηνο.

Καμία κοινή πηγή αλήθειας. Όταν πρόγραμμα, ώρες, βαθμοί και παρουσίες βρίσκονται σε τέσσερα έγγραφα τεσσάρων ατόμων, δεν υπάρχει μία απάντηση στο “ποια είναι τώρα η κατάσταση αυτού του σπουδαστή”. Κάθε ερώτηση γίνεται συμφιλίωση.

Τα γενικά εργαλεία είναι υποδιαστασιολογημένα για τον ίδιο λόγο που τα μεγάλα ERP είναι υπερδιαστασιολογημένα: χτίστηκαν για διαφορετικό αγοραστή. Το ένα εξυπηρετεί ερευνητικό πανεπιστήμιο, το άλλο μια γενική ομάδα. Κανένα δεν εξυπηρετεί μια ιδιωτική σχολή που πληρώνει διδάσκοντες με την ώρα και εξακολουθεί να συγκαλεί εξεταστικές επιτροπές.

Τα πέντε κριτήρια που πραγματικά κρίνουν

Συγκρίνοντας λογισμικό διδακτικών ωρών και προγράμματος για ιδιωτική σχολή τριτοβάθμιας, πέντε πράγματα ξεχωρίζουν ένα εργαλείο που κρατά από ένα εργαλείο που γίνεται άλλο ένα υπολογιστικό φύλλο.

1. Ώρες και πρόγραμμα είναι ένα μοντέλο δεδομένων, όχι δύο συστήματα. Το μόνο σημαντικό τεστ: μετακινήστε, ακυρώστε ή προσθέστε ένα μάθημα, ενημερώνεται μόνο του το πληρωτέο σύνολο του διδάσκοντα; Αν η απάντηση είναι “ξαναπληκτρολόγησέ το στο φύλλο ωρών”, αγοράσατε ημερολόγιο. Το Popinz αντιμετωπίζει κάθε προγραμματισμένη συνεδρία ως ώρα με κόστος, ώστε το πρόγραμμα που δημοσιεύετε να είναι το καθολικό βάσει του οποίου πληρώνετε.

2. Το πρόγραμμα είναι φτιαγμένο για αλλαγή. Ρωτήστε αν το εργαλείο απορροφά ενότητες που αρχίζουν στη μέση του εξαμήνου, τμήματα που χωρίζονται, μεμονωμένες αναπληρωματικές συνεδρίες, διαχωρισμούς χωρητικότητας και ακυρώσεις, χωρίς φρέσκο PDF. Ένα εργαλείο που υποθέτει σταθερό εβδομαδιαίο πλέγμα σας παλεύει κάθε εβδομάδα. Ένα εργαλείο για ιδιωτική σχολή αντιμετωπίζει την κινούμενη εβδομάδα ως προεπιλογή.

3. Η ακαδημαϊκή ζωή είναι μέσα στο εργαλείο. Βαθμοί, αξιολογήσεις, αναλυτικές, εξεταστικές επιτροπές, παρουσίες. Αν αυτά ζουν έξω, τρέχετε τη σχολή σε δύο μέρη. Αυτή η γραμμή χωρίζει ένα σχολικό σύστημα από μια εφαρμογή προγραμματισμού, και τα γενικά εργαλεία δεν μπορούν να την περάσουν.

4. Ταιριάζει σε διοίκηση δύο ατόμων. Ρύθμιση σε μέρες, όχι έργο δεκαοκτώ μηνών. Κανένας πιστοποιημένος διαχειριστής να το κρατά ζωντανό. Δωρεάν δοκιμή και επίδειξη στην οποία συνδέεστε σήμερα, όχι πύλη πωλήσεων πριν δείτε το προϊόν. Εδώ τα μεγάλα ERP αποκλείονται μόνα τους για σχολές κάτω από μερικές χιλιάδες σπουδαστές.

5. Τιμολόγηση στο μέγεθος της σχολής σας. Προβλέψιμο κόστος ανά σχολή, όχι προσφορά ανά φοιτητή με τέλος υλοποίησης πέντε ψηφίων. Θα πρέπει να διαβάζετε την τιμή πριν από κλήση πωλήσεων και να βγάζει νόημα για 400 σπουδαστές.

Ειλικρινής σύγκριση

Κανένα εργαλείο δεν κερδίζει σε κάθε γραμμή. Να πού καταλήγει κάθε κατηγορία για μια ιδιωτική σχολή τριτοβάθμιας με ωρομίσθιο προσωπικό.

Διαβάστε τον πίνακα ίσια. Τρέχετε ερευνητικό πανεπιστήμιο 20.000 φοιτητών και το μεγάλο SIS είναι η σωστή επιλογή, όχι το Popinz. Διδάσκετε 150 σπουδαστές με ομάδα δύο ατόμων και δεν πληρώνετε ποτέ με την ώρα, και ένα κοινό ημερολόγιο ίσως αρκεί. Το Popinz είναι φτιαγμένο για τη σχολή στη μέση: ιδιωτική, τριτοβάθμια, ωρομίσθιο προσωπικό, κινούμενο εβδομαδιαίο πρόγραμμα, πραγματικό ακαδημαϊκό φάκελο, με μικρή διοίκηση που δεν μπορεί να απορροφήσει υλοποίηση μεγάλου συστήματος.

Πέρα από τις σχολές δημιουργικών σπουδών

Το Popinz ξεκίνησε με σχολές δημιουργικών σπουδών και design επειδή αυτές σπρώχνουν το πρόβλημα των ωρομίσθιων και του κινούμενου προγράμματος στο όριό του: εργαστήρια, επισκέπτες κριτικοί, εβδομάδες project, διδάσκοντες που είναι ενεργοί επαγγελματίες. Αυτό είναι σημείο εισόδου, όχι όριο. Το ίδιο μοντέλο ταιριάζει σε κάθε ιδιωτική σχολή τριτοβάθμιας που πληρώνει με την ώρα και τρέχει πραγματικό ακαδημαϊκό ημερολόγιο: σχολές διοίκησης, σχολές ξένων γλωσσών, κέντρα μαθητείας και επαγγελματικής κατάρτισης, φορείς διά βίου μάθησης. Αν η στελέχωσή σας διαβάζεται ως “ένας πυρήνας μόνιμων διδασκόντων συν ένα εναλλασσόμενο σύνολο ωρομισθίων”, η εφαρμογή ισχύει.

Απόδειξη: η Lanimea τρέχει σε Popinz

Η Lanimea είναι μια ζωντανή ιδιωτική σχολή που τρέχει σε Popinz σήμερα, όχι πιλότος και όχι μελέτη περίπτωσης γραμμένη για διαφάνεια. Το προσωπικό τους προγραμματίζει το εβδομαδιαίο πρόγραμμα, παρακολουθεί τις ώρες των διδασκόντων καθώς γίνονται τα μαθήματα, διαχειρίζεται βαθμούς και αξιολογήσεις και παράγει τα έγγραφα που χρειάζονται οι σπουδαστές τους, σε ένα σύστημα. Το πρόγραμμα που δημοσιεύουν είναι τα δεδομένα βάσει των οποίων πληρώνουν, που είναι όλο το νόημα. Κρίνετε ένα εργαλείο από το αν μια πραγματική σχολή με πραγματικό ωρομίσθιο προσωπικό λειτουργεί πάνω του κάθε μέρα, και το Popinz περνά τον πήχη.

Δείτε το να δουλεύει, όχι σε διαφάνεια

Δεν χρειάζεται να το πάρετε στην πίστη ούτε να κάτσετε σε κλήση αξιολόγησης. Το Popinz τρέχει μια δημόσια επίδειξη με αυτόματη σύνδεση, με πραγματικό εβδομαδιαίο πρόγραμμα και πραγματικούς υπολογισμούς ωρών διδασκόντων ήδη φορτωμένους.

Ανοίξτε τη ζωντανή επίδειξη: www.popi.nz/demo

Συνδεθείτε, μετακινήστε ένα μάθημα, δείτε τις ώρες του διδάσκοντα να αλλάζουν. Αυτή η μία ενέργεια είναι όλη η θέση αυτής της σελίδας. Αν σας πείσει, ξεκινήστε δωρεάν δοκιμή και φορτώστε τη δική σας σχολή. Χωρίς έργο υλοποίησης, χωρίς προσφορά ανά φοιτητή, χωρίς χρονοδιάγραμμα δεκαοκτώ μηνών.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς υπολογίζει το Popinz τις διδακτικές ώρες για ωρομίσθιους διδάσκοντες; Το Popinz αντιμετωπίζει κάθε προγραμματισμένη συνεδρία ως ώρα με κόστος δεμένο σε συγκεκριμένο διδάσκοντα. Όταν γίνεται ένα μάθημα, οι ώρες του μετρούν αυτόματα στο σύνολο αυτού του διδάσκοντα. Μετακινήστε, ακυρώστε ή προσθέστε συνεδρία και τα σύνολα κινούνται μαζί της. Στο τέλος του μήνα παίρνετε σύνολα ανά διδάσκοντα έτοιμα για μισθοδοσία, χωρίς χωριστό φύλλο για συμφιλίωση με το ημερολόγιο.

Το Popinz είναι πλήρες πληροφοριακό σύστημα σπουδαστών ή απλώς εργαλείο προγράμματος; Και τα δύο. Το πρόγραμμα και η παρακολούθηση ωρών είναι η σφήνα και ο λόγος που οι σχολές αλλάζουν, αλλά το Popinz τρέχει επίσης βαθμούς, αξιολογήσεις, αναλυτικές, εξεταστικές επιτροπές και παρουσίες. Αυτός ο ακαδημαϊκός φάκελος το ξεχωρίζει από τα γενικά σύνολα ημερολογίου-και-φύλλου, που δεν έχουν έννοια βαθμού ή αναλυτικής.

Πώς διαφέρει το Popinz από Ellucian, Aurion ή Populi; Αυτά τα μεγάλα συστήματα είναι φτιαγμένα και τιμολογημένα για μεγάλα ιδρύματα: τιμή ανά φοιτητή, τέλη υλοποίησης πέντε και έξι ψηφίων, εγκαταστάσεις μετρημένες σε μήνες ή χρόνια. Το Popinz είναι στο μέγεθος ιδιωτικών σχολών 200 έως 2.000 σπουδαστών, με ρύθμιση σε μέρες, προβλέψιμη τιμή ανά σχολή και κανέναν αποκλειστικό διαχειριστή. Τρέχετε μεγάλο ερευνητικό πανεπιστήμιο και το μεγάλο SIS είναι η σωστή επιλογή. Τρέχετε μικρή ιδιωτική σχολή και είναι υπερβολικό.

Μπορώ να δοκιμάσω το Popinz πριν δεσμευτώ; Ναι. Μια δημόσια επίδειξη με αυτόματη σύνδεση στο www.popi.nz/demo δείχνει πραγματικό πρόγραμμα και ζωντανούς υπολογισμούς ωρών διδασκόντων, χωρίς κλήση πωλήσεων. Μετά την επίδειξη, μια δωρεάν δοκιμή σας αφήνει να φορτώσετε τη δική σας σχολή και να τη δοκιμάσετε με τους δικούς σας διδάσκοντες και πρόγραμμα πριν πληρώσετε.

Σε τι είδους σχολές ταιριάζει το Popinz; Σε ιδιωτικές σχολές τριτοβάθμιας που πληρώνουν με την ώρα και τρέχουν πραγματικό ακαδημαϊκό ημερολόγιο. Οι σχολές δημιουργικών σπουδών και design είναι το σημείο εκκίνησης, και το μοντέλο επεκτείνεται σε σχολές διοίκησης, σχολές ξένων γλωσσών, κέντρα μαθητείας και επαγγελματικής κατάρτισης και φορείς διά βίου μάθησης. Αν η στελέχωσή σας συνδυάζει μόνιμους διδάσκοντες με εναλλασσόμενους ωρομίσθιους, το Popinz ταιριάζει.

Έτοιμοι να δείτε το δικό σας πρόγραμμα να μετατρέπεται αυτόματα σε πληρωμένες ώρες; Ανοίξτε τη ζωντανή επίδειξη στο www.popi.nz/demo, μετακινήστε ένα μάθημα και δείτε τους αριθμούς να ακολουθούν. Έπειτα ξεκινήστε δωρεάν δοκιμή και φορτώστε τη σχολή σας.