Software für Lehrdeputat-Erfassung und Stundenplanung an privaten Hochschulen

Drei Zahlen entscheiden, ob das nächste Semester sauber läuft: wie viele Stunden jede Lehrkraft vertraglich hält, wie viele sie tatsächlich gehalten hat, und was Sie ihr zum Monatsende schulden. Die meisten Schulen verfolgen das über einen Stundenplan, der sich wöchentlich verschiebt, eine Tabelle, der niemand traut, und einen Lohnexport, den jemand von Hand nachbaut. Diese Seite richtet sich an die Person im Studierendensekretariat, die alle drei abgleicht und jetzt eine Software sucht, um damit aufzuhören, es manuell zu tun.

Was ist eine Software zur Lehrdeputat-Erfassung?

Eine Software zur Lehrdeputat-Erfassung verknüpft Ihren Wochenstundenplan mit den vertraglich vereinbarten und tatsächlich gehaltenen Stunden jeder Lehrkraft. Der Stundenplan, den Sie veröffentlichen, wird zur Datengrundlage, gegen die Sie abrechnen. Er zählt die Stunden, während der Unterricht läuft, meldet Überschreitungen vor der Lohnabrechnung und liefert Summen pro Lehrkraft. Popinz macht genau das für Honorarlehrkräfte an privaten Hochschulen.

Das Problem: Honorarlehrkräfte, ein beweglicher Stundenplan und echtes Schulleben

Private Hochschulen besetzen ihre Lehre auf eine Weise, die kein generisches Planungstool je vorgesehen hat. Ein großer Teil Ihrer Lehrkräfte wird nach Stunden bezahlt. Ein Gastdozent hält ein sechswöchiges Modul. Ein praktizierender Architekt übernimmt die Dienstagabende. Ein Studio-Kritiker kommt viermal pro Semester. Keiner ist fest angestellt, und keiner passt in das Schema „eine Lehrkraft, ein Raum, eine Klingel“, das in Produkten für Schulen wie Untis oder WebUntis steckt.

Drei Kräfte prallen aufeinander.

Stundenbezahlung macht den Stundenplan zum Finanzdokument. Jeder Slot im Kalender trägt Kosten. Verschieben Sie eine Stunde, streichen Sie eine Sitzung, weil eine Lehrkraft krank ist, fügen Sie einen Nachholtermin hinzu, und Sie haben verändert, was jemand ausbezahlt bekommt. Wenn Stundenplan und Lohnabrechnung in getrennten Systemen leben, wird diese Änderung von Hand neu eingegeben, und jede Neueingabe ist eine Chance, zu viel zu zahlen, zu wenig zu zahlen oder die Stunde ganz zu verlieren. Schulen, die in Excel abgleichen, finden regelmäßig 5 bis 15 Prozent Abweichung zwischen geplanten und bezahlten Stunden, und der monatliche Abgleich frisst einen ganzen Verwaltungstag.

Der Wochenstundenplan verschiebt sich wirklich. In einer Business School oder einem Designstudiengang ist der Plan im September nicht in Stein gemeißelt. Module beginnen in Woche 3 und enden in Woche 9. Studios teilen sich in Gruppen. Ein Gastkritiker verlegt seinen Termin. Eine Projektwoche löscht den normalen Unterricht. Die Raumkapazität erzwingt eine Teilung. Ihr Stundenplan-Tool muss Veränderung als Regel behandeln, nicht als Ausnahme, die Sie mit einem frischen PDF abfangen.

Das Schulleben endet nicht am Kalender. Eine Schule ist mehr als Räume und Slots. Studierende bekommen Noten. Lehrkräfte schreiben Bewertungen. Sie berufen Prüfungsausschüsse ein, stellen Zeugnisse aus, führen Anwesenheitslisten und erzeugen die Dokumente, die ein Studierender braucht, um zu belegen, dass er bei Ihnen studiert hat. Eine Kalender-App zeigt Dienstag 14 Uhr. Sie kann Ihnen nicht sagen, dass Mathis seine zweite Prüfung nicht bestanden hat, dass der Ausschuss am Donnerstag tagt oder dass in seinem Zeugnis eine Note fehlt. Wenn Ihr Planungstool nichts über die Studienakte weiß, betreiben Sie die echte Schule in einem zweiten Stapel Software und kopieren Daten hin und her.

Stapeln Sie diese drei Kräfte, und Sie erhalten den Alltag im Sekretariat: Stundenplan an einem Ort, Stunden in einer Tabelle, Noten in einer anderen Tabelle, Zeugnisse in Word, Lohn in einem vierten System. Die Aufgabe ist nicht mehr Lehren. Die Aufgabe ist, vier Kopien der Wahrheit synchron zu halten.

Warum große ERP das falsche Werkzeug sind

Der Reflex ist, ein vollständiges Campus-Management-System zu kaufen. HISinOne, Datenlotsen CampusNet und Ellucian verkaufen eines. Für eine Forschungsuniversität mit 20.000 Studierenden, 10.000 Kursen, BAföG-Verwaltung, einem Bewerbungs-CRM und einem Prüfungsamt mit vierzig Leuten verdienen diese Systeme ihren Preis. Für eine private Hochschule mit 200 bis 2.000 Studierenden haben sie die falsche Form und die falschen Kosten.

Sie sind für eine Institution bepreist, die Sie nicht sind. Enterprise-SIS-Verträge rechnen pro Vollzeitäquivalent-Studierendem ab, mit Einführungsgebühren im fünf- und sechsstelligen Bereich, bevor eine einzige Stunde geplant ist. Sie zahlen für Bewerbungsmarketing-Automatisierung, ein Alumni-Spendenmodul, Drittmittelverwaltung und ein Data Warehouse, das Sie nie öffnen. Eine Designhochschule mit 400 Studierenden braucht keine BAföG-Auszahlungsmaschine. Sie braucht zu wissen, was sie ihren 60 Honorarlehrkräften diesen Monat schuldet.

Sie sind für ein Projektteam bepreist, das Sie nicht haben. HISinOne- und Ellucian-Rollouts setzen ein Projektbüro, einen dedizierten Systemadministrator und sechs bis achtzehn Monate Konfiguration voraus. Der Funktionsumfang ist die Falle: Jede Funktion ist ein Schalter, den jemand setzen muss. Eine Zwei-Personen-Verwaltung kann weder einen achtzehnmonatigen Rollout absorbieren noch einen zertifizierten Administrator im Haus halten, um ihn zu pflegen.

Sie behandeln Stundenbezahlung trotzdem als Nachgedanken. Enterprise-Systeme modellieren die Deputate von Beamten und Festangestellten hervorragend. Stundenbezahlung, gebunden an Sitzungen, die tatsächlich stattfanden, landet in einem Custom-Report, den jemand einmal gebaut hat und den niemand anzufassen wagt. Sie haben ein System für die ganze Institution gekauft und exportieren trotzdem in eine Tabelle, um Ihre Honorarkräfte zu bezahlen.

Wenn Sie ein sechsstelliges Angebot und einen Ein-Jahres-Zeitplan für eine Hochschule mit 500 Studierenden gesehen haben, wissen Sie bereits, dass diese Werkzeuge überdimensioniert sind. Die Versuchung ist, hart ins andere Extrem zu kippen.

Warum generische Werkzeuge das falsche Werkzeug sind

Die andere Richtung: die Schule aus Allzweck-Software zusammensetzen. Ein geteilter Google Kalender für den Stundenplan. Eine Tabelle für die Stunden. Noch eine Tabelle für die Noten. Ein Google Forms für die Anwesenheit. Billig, vertraut, und es bricht genau in dem Moment, in dem die Schule braucht, dass es hält.

Keine Studienakte. Ein Kalender kennt keine Note, kein Zeugnis, keine Bewertung, keinen Prüfungsausschuss. Sobald Sie ein Dokument erzeugen müssen, das besagt „diese Studierende hat dieses Modul mit diesem Ergebnis abgeschlossen“, hat ein generischer Stapel nichts, was er Ihnen reichen könnte. Sie bauen es von Hand nach, pro Studierendem, jedes Semester.

Keine Verbindung zwischen Plan und Bezahlung. Ein Kalendereintrag trägt keine Kosten. Eine Stundentabelle weiß nicht, was im Kalender steht. Beide anzugleichen ist manuell, und diese manuelle Arbeit ist der ganze Grund, warum Sie zu suchen begonnen haben.

Kein schulspezifisches Modell. Generische Planungstools wissen nicht, was ein Jahrgang ist, was ein Modul ist, was ein Semester ist oder dass eine Lehrkraft ein vertraglich vereinbartes Jahresstunden-Limit trägt. Sie verbringen die Einrichtung damit, ein Allzweck-Tool zu zwingen, Schulstruktur vorzutäuschen, und es vergisst sie jedes Semester.

Keine geteilte Quelle der Wahrheit. Wenn Stundenplan, Stunden, Noten und Anwesenheit in vier Dokumenten von vier Personen liegen, gibt es keine eindeutige Antwort auf „wie ist der Status dieses Studierenden gerade jetzt“. Jede Frage wird zum Abgleich.

Generische Werkzeuge sind aus demselben Grund unterdimensioniert, aus dem Enterprise-ERP überdimensioniert sind: Sie wurden für einen anderen Käufer gebaut. Das eine dient einer Forschungsuniversität, das andere einem generischen Team. Keines dient einer privaten Hochschule, die ihre Lehrkräfte nach Stunden bezahlt und trotzdem Prüfungsausschüsse abhält.

Die fünf Kriterien, die das wirklich entscheiden

Beim Vergleich von Software für Lehrdeputat und Stundenplanung für eine private Hochschule trennen fünf Dinge das Werkzeug, das hält, von dem, das zu einer weiteren Tabelle wird.

1. Stunden und Stundenplan sind ein Datenmodell, nicht zwei Systeme. Der einzige Test, der zählt: Verschieben, streichen oder ergänzen Sie eine Stunde, aktualisiert sich die bezahlte Summe der Lehrkraft von selbst? Wenn die Antwort „gib es in der Stundentabelle neu ein“ lautet, haben Sie einen Kalender gekauft. Popinz behandelt jede geplante Sitzung als Stunde mit Kosten, sodass der Stundenplan, den Sie veröffentlichen, das Register ist, gegen das Sie abrechnen.

2. Der Stundenplan ist für Veränderung gebaut. Fragen Sie, ob das Werkzeug Module, die mitten im Semester beginnen, Gruppen, die sich teilen, einmalige Nachholtermine, Teilungen wegen Raumkapazität und Streichungen aufnimmt, ohne ein frisches PDF. Ein Werkzeug, das ein festes Wochenraster annimmt, kämpft jede Woche gegen Sie. Ein Werkzeug, das für eine private Hochschule gebaut ist, behandelt die bewegliche Woche als Regel.

3. Das akademische Leben ist im Werkzeug. Noten, Bewertungen, Zeugnisse, Prüfungsausschüsse, Anwesenheit. Wenn das draußen lebt, betreiben Sie die Schule an zwei Orten. Diese Linie trennt ein Schulsystem von einer Planungs-App, und generische Werkzeuge überqueren sie nicht.

4. Es passt zu einer Zwei-Personen-Verwaltung. Einrichtung in Tagen, kein achtzehnmonatiges Projekt. Kein zertifizierter Administrator, der es am Leben hält. Eine kostenlose Testphase und eine Demo, in die Sie sich heute einloggen, keine Vertriebs-Qualifizierungshürde, bevor Sie das Produkt sehen. Genau hier disqualifizieren sich Enterprise-ERP für Hochschulen unter ein paar tausend Studierenden.

5. Preise, die zu Ihrer Hochschule passen. Vorhersehbare Kosten pro Schule, kein Angebot pro Vollzeitäquivalent mit fünfstelliger Einführungsgebühr. Sie sollten den Preis vor dem Vertriebsgespräch lesen, und er sollte für 400 Studierende Sinn ergeben.

Ehrlicher Vergleich

Kein Werkzeug gewinnt jede Zeile. Hier steht, wo jede Kategorie für eine private Hochschule mit Honorarlehrkräften landet.

Lesen Sie die Tabelle geradeheraus. Betreiben Sie eine Forschungsuniversität mit 20.000 Studierenden, ist ein Enterprise-SIS die richtige Wahl, nicht Popinz. Unterrichten Sie 150 Studierende zu zweit und bezahlen nie nach Stunden, kann ein geteilter Kalender halten. Popinz ist für die Hochschule in der Mitte gebaut: privat, tertiär, Honorarlehrkräfte, ein beweglicher Wochenstundenplan, eine echte Studienakte zu führen, betrieben von einer kleinen Verwaltung, die keinen Enterprise-Rollout absorbieren kann.

Über Kreativschulen hinaus

Popinz begann mit Kreativ- und Designschulen, weil sie das Problem von Honorarlehrkräften und beweglichem Stundenplan an die Grenze treiben: Studios, Gastkritiker, Projektwochen, Lehrkräfte, die berufstätige Fachleute sind. Das ist ein Brückenkopf, keine Grenze. Dasselbe Modell passt zu jeder privaten Hochschule, die nach Stunden bezahlt und einen echten akademischen Kalender führt: Business Schools, Sprachschulen, Berufsakademien und duale Ausbildungszentren, Weiterbildungsanbieter. Wenn sich Ihre Besetzung als „ein Kern fester Lehrkräfte plus ein rotierender Satz Honorarkräfte“ liest, hält die Passung.

Beweis: Lanimea läuft auf Popinz

Lanimea ist eine echte private Schule, die heute auf Popinz läuft, kein Pilot und keine für eine Folie geschriebene Fallstudie. Ihr Team plant den Wochenstundenplan, verfolgt die Stunden der Lehrkräfte, während der Unterricht läuft, verwaltet Noten und Bewertungen und erzeugt die Dokumente, die ihre Studierenden brauchen, in einem System. Der Stundenplan, den sie veröffentlichen, ist die Datengrundlage, gegen die sie abrechnen, und genau darum geht es. Beurteilen Sie ein Werkzeug daran, ob eine echte Schule mit echten Honorarlehrkräften jeden Tag darauf arbeitet, und Popinz nimmt die Hürde.

Sehen Sie es laufen, nicht auf einer Folie

Sie müssen das nicht auf Treu und Glauben nehmen und keinen Qualifizierungsanruf über sich ergehen lassen. Popinz betreibt eine öffentliche Demo mit automatischem Login, mit einem echten Wochenstundenplan und echten Lehrstunden-Berechnungen bereits geladen.

Öffnen Sie die Live-Demo: www.popi.nz/demo

Loggen Sie sich ein, verschieben Sie eine Stunde, beobachten Sie, wie sich die Stunden der Lehrkraft ändern. Diese eine Handlung ist die ganze These dieser Seite. Wenn sie Sie überzeugt, starten Sie eine kostenlose Testphase und laden Ihre eigene Schule. Kein Einführungsprojekt, kein Angebot pro VZÄ, kein Achtzehn-Monats-Zeitplan.

Häufig gestellte Fragen

Wie berechnet Popinz die Lehrstunden für Honorarlehrkräfte? Popinz behandelt jede geplante Sitzung als Stunde mit Kosten, die an eine bestimmte Lehrkraft gebunden ist. Wenn eine Stunde stattfindet, zählen ihre Stunden automatisch zur Summe dieser Lehrkraft. Verschieben, streichen oder ergänzen Sie eine Sitzung, und die Summen bewegen sich mit. Zum Monatsende erhalten Sie Summen pro Lehrkraft, bereit für die Lohnabrechnung, ohne separate Tabelle, die Sie gegen den Kalender abgleichen müssen.

Ist Popinz ein vollständiges Campus-Management-System oder nur ein Stundenplan-Tool? Beides. Stundenplanung und Stundenerfassung sind der Einstieg und der Grund, warum Schulen wechseln, aber Popinz führt auch Noten, Bewertungen, Zeugnisse, Prüfungsausschüsse und Anwesenheit. Diese Studienakte trennt es von Kalender-plus-Tabellen-Konstruktionen, die keine Note und kein Zeugnis kennen.

Wie unterscheidet sich Popinz von HISinOne, CampusNet oder Ellucian? Diese Enterprise-Systeme sind für große Institutionen gebaut und bepreist: Preis pro VZÄ, fünf- und sechsstellige Einführungsgebühren, Rollouts in Monaten oder Jahren. Popinz ist für private Hochschulen mit 200 bis 2.000 Studierenden dimensioniert, mit Einrichtung in Tagen, vorhersehbarem Preis pro Schule und ohne dedizierten Administrator. Betreiben Sie eine große Forschungsuniversität, ist ein Enterprise-SIS die richtige Wahl. Betreiben Sie eine kleine private Hochschule, ist es überkonstruiert.

Kann ich Popinz vor der Festlegung testen? Ja. Eine öffentliche Demo mit automatischem Login unter www.popi.nz/demo zeigt einen echten Stundenplan und Lehrstunden-Berechnungen live, ohne Vertriebsgespräch. Nach der Demo lässt Sie eine kostenlose Testphase Ihre eigene Schule laden und sie mit Ihren Lehrkräften und Ihrem Plan testen, bevor Sie zahlen.

Für welche Schularten passt Popinz? Für private Hochschulen, die nach Stunden bezahlen und einen echten akademischen Kalender führen. Kreativ- und Designschulen sind der Ausgangspunkt, und das Modell erstreckt sich auf Business Schools, Sprachschulen, Berufsakademien und duale Zentren sowie Weiterbildungsanbieter. Wenn Ihre Besetzung feste Lehrkräfte mit rotierenden Honorarkräften mischt, passt Popinz.

Bereit zu sehen, wie sich Ihr eigener Stundenplan automatisch in bezahlte Stunden verwandelt? Öffnen Sie die Live-Demo unter www.popi.nz/demo, verschieben Sie eine Stunde und beobachten Sie, wie die Zahlen folgen. Starten Sie dann eine kostenlose Testphase und laden Sie Ihre Schule.